Wie die Werkstatt ihre Ersatzteillogistik effizienter organisiert.
Christian Simmert
Von der Auftragsannahme bis hin zur Montage – präzise festgelegte Abläufe sorgen für schnelle Prozesse und mehr Genauigkeit beim Ordern, Lagern und Einbauen von Kotflügeln, Scheinwerfern & Co. Gerade bei der Logistik und beim Bestellwesen kommt es auf reibungslose Arbeitsweisen an.
Ein durchdachtes Ersatzteilmanagment bringt mehr Effizienz. „Egal ob Chef, Werkstattmeister, Karosseriebauer oder Lagerist – die Verantwortung für bestellte Ersatzteile sollte immer klar geregelt sein“, lautet die Erfahrung von Unternehmer Nico Bayertz aus Düsseldorf. Der IDENTICA-Betrieb setzt schon seit einigen Jahren auf perfekte innerbetriebliche Organisation. Am Anfang steht die Bestellung. Schon bei der Annahme sind alle notwendigen Ersatzteile aufzulisten und vollständig zu kalkulieren. „Je präziser schon das Auftragsformular erstellt wird, desto weniger Rückfragen kommen aus Karosserie- und Lackierabteilung.“ In der Werkstatt mit 40 Mitarbeitern werden wichtige Details wie Arbeitsbeschreibung, Verweis auf Reparaturinformationen, Fertigstellungsdatum und natürlich auch die Angaben zu den Ersatzteilen exakt notiert. „Haben wir den kompletten Schaden elektronisch kalkuliert, erstellen wir zusätzliche Montagelisten.“
Ob bei Privatkunden, Flotten oder einem gesteuerten Schaden – die Auflistung der zu bestellenden Ersatzteile werden im Block zusammengefasst und per EDV geordert. „Das elektronische Auftragsmanagement erleichtert im Betrieb die Kommunikation und sichert eine präzise Bestellung der Teile.“ So reduziert man bei Bayertz die Fehlerquote. Doch Vorsicht: Vor allem bei Versicherungsschäden ist immer erst die unterschriebene Reparaturkostenübernahme abzuwarten. Denn werden Teile zu früh bestellt, und die Instandsetzung wird nicht freigegeben, bleibt die Werkstatt auf den Ersatzteilkosten sitzen.
Mehr Tempo durch „E-Ordering“
Egal, ob E-Mail, Fax oder telefonischer Ersatzteilbezug: Bei der Bestellung kommt es auf Tempo und exakte Angaben der Originalersatzteilnummern an. Zwei entscheidende Faktoren für den reibungslosen Reparaturprozess. Denn fehlt ein Teil oder wird einfach falsch geliefert, steht die Instandsetzung still. Oft sorgt der persönliche Kontakt zum Disponenten daher für eine pünktliche und vollständige Lieferung auch von seltenen Teilen.
Immer öfter nutzen Werkstätten das sogenannte „E-Ordering“. „Gerade bei Kleinteilen und Verbrauchsmaterial lohnt sich ein internetgestütztes Bestellwesen“, heißt es in Düsseldorf. Das genaue Verfahren: Die Karosserie- und Lackprofis bei IDENTICA Bayertz erfassen den Barcode von Schrauben, Muttern oder Klemmen am Regalfach im Lager. „Der Handscanner speichert die Daten, die wir dann per Internet an unseren Lieferanten übertragen.“ Das spart Zeit und vermeidet die fehleranfällige manuelle Erfassung der Artikeldaten.
Beim Reparaturspezialisten in Düsseldorf liegt die gesamte Logistik in der Hand eines Lageristen. „Schon früh am Morgen bestellen wir unsere Ersatzteile“, erklärt der zuständige Mitarbeiter Walter Baum. „Bis zum Mittag erreicht die Lieferung aus den Autohäusern unser Lager.“ In einer kurzen Teambesprechung bringt der Logistiker seine Kollegen der Frühschicht auf den aktuellen Stand. „Hier informieren wir das Montageteam über mögliche Verspätungen oder Lieferprobleme“, ergänzt Geschäftsführer Nico Bayertz. „So weiß jeder Mitarbeiter, welches Fahrzeug komplett montiert und welcher Wagen zurückgestellt werden kann.“
Kontrolle ist besser
Sind die Ersatzteile vollständig angeliefert, kontrolliert Walter Baum jedes Teil ganz exakt. „Die Überprüfung muss direkt und vollständig erfolgen“, weiß der Lagerspezialist. „Wurde ein Ersatzeil beim Transport beschädigt, hat es Kratzer oder Dellen, reklamieren wir sofort.“ Denn wird ein Kotflügel erst später, vielleicht nach der Lackierung bemängelt, bleibt ein Umtausch meist ohne Erfolg. „Ich kontrolliere nach Eingang anhand der Artikelnummer und passe Neuteile sofort an das Fahrzeug an.“ Damit gehen die Karosserie- und Lackprofis von Auto Bayertz auf Nummer sicher, dass jede Lieferung auch wirklich passt.
Beim Überwachen des Bestellwesens sind vor allem Mitarbeiter gefragt, die einen ausgeprägten Sinn für Ordnung haben. Doch lohnt sich deshalb gleich für jeden Betrieb die Einstellung eines Lageristen? „Das Unternehmen muss seine Kostenstruktur individuell kalkulieren und entscheiden, wie viele Mitarbeiter die Produktivität des Betriebes tatsächlich steigern“, meint IDENTICA- Leiter Karsten Stöcker. Seine Einschätzung: „Ab 20 produktiven Mitarbeitern kann sich ein Lagerist für den Fachbetrieb wirklich rechnen.“ Ist die Werkstatt kleiner, sollte die Verantwortung für die Ersatzteillogistik bei einem Mitarbeiter gebündelt werden.
Ordnung für das ganze Lager
„Separate Auftragsfächer in einem aufgeräumten Lager sorgen für Ordnung. Wir haben jedes Fach präzise mit der individuellen Auftragsnummer oder dem Kennzeichen des Fahrzeugs beschriftet“, stellt Walter Baum klar. In Düsseldorf werden so die Neuteile deponiert und landen zielgenau in der Montage. In den Fächern sind die Teile vor Schmutz und Beschädigung geschützt. „Für beschädigte oder alte Karosserieteile ist eine separate Lagefläche sinnvoll. Damit reduzieren wir die Verwechslungsgefahr.“
Bei Bayertz setzt man zudem auf mobile Rollcontainer. „In den fahrbaren Boxen lagern Neu- und Altteile, die jeweils einem Auftrag zugeordnet sind, strikt getrennt.“ Der konkrete Nutzen für die Karosserieabteilung: „Alles ist schnell verfügbar. Der vollständig bestückte Rollwagen lässt sich optimal im Lager parken und bequem an den Arbeitsplatz bewegen.“ Da die beschädigten Karosserieteile noch vorhanden sind, kann der Mitarbeiter die ursprüngliche Serienmontage am Unfallwagen ständig nachvollziehen. „Die Platzierung von Schrauben, Clinchen oder Nieten ist klarer zu erkennen.“ Das bringt mehr Qualität und beschleunigt die Reparatur bis ins Detail.
Im Lager sind neben Karosserieersatzteilen auch Kleinmaterial und Werkzeuge gut sortiert. „Im Teilelager I befinden sich große Ersatzteile wie Stoßfänger oder Seitenteile. Im zweiten Bereich lagern in einem speziellen Regalsystem die C-Teile“, berichtet Nico Bayertz und fügt hinzu: „Auch die Werkzeuge sind klar geordnet. Jede Zange, jeder Exzenterschleifer hat seinen festen Platz in einer speziellen Regalwand. Jedes Arbeitsgerät ist mit einer eingravierten Nummer versehen.“
Zeit für effiziente Lösungen
Fazit: Wer seine logistischen Abläufe im Reparaturbetrieb überprüft und optimiert, kann die Leistungsfähigkeit seines Unternehmens steigern. Karsten Stöcker empfiehlt Karosserie- und Lackierbetrieben: „Gehen Sie mit einer Checkliste jeden Bereich, der mit Ersatzteilen beschäftigt ist, ganz genau durch.“ Die zentralen Fragen lauten: Wer ist für die Ersatzteile verantwortlich? Wie häufig kommt es zu Fehlbestellungen? Sind die Lieferungen oft beschädigt? Und schließlich: Gibt es ein ausgefeiltes Lagerkonzept, das die Prozesse beschleunigt und die Verfügbarkeit der Ersatzteile garantiert? „Das Ziel der Überprüfung Ihrer Strukturen ist die Steigerung der Produktivität des Betriebes“, unterstreicht Stöcker. „Nur so lassen sich Bestellwesen und Montagezeiten optimieren.“
Optimales Ersatzteilmanagement
Bestellwesen
- Liste der Ersatzteile schon in der Direktannahme erstellen
- Vollständige Aufführung der Teile auf dem Auftragszettel
- Komplette (elektronische) Kalkulation
- Ordern erst nach endgültiger Erteilung des Auftrages (RKÜ)
- Schriftliche Bestellung (Vermeidung von Fehlern)
- E-Ordering für Kleinteile und Verbrauchsmaterial
Lagerung
- Klare Zuständigkeiten für die Organisation der Ersatzteile
- Sorgfältige Kontrolle beim Eingang der Teile
- Bei Beschädigungen: sofortige Reklamation
- Tagesfrische Information der Karosserie- und Lackierabteilung über Lieferstatus
- Mobiles Lagerkonzept: Einsatz von Rollcontainern
- Klare Kennzeichnung durch Auftragsnummern (separate Lagerfächer)
- Separate Lagerung von Kleinteilen (C-Teile Systemfächer), regelmäßige Bestandskontrolle
Montage
- Kurze Wege: flexible Rollboxen erleichtern Transport und Montage
- Klare Trennung von Alt- und Neuteilen
- Vollständiger Werkzeugwagen (Werkzeug Demontage/Montage, Verbrauchsmaterial wie Schleifpapier) direkt am Arbeitsplatz
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