Prioritäten setzen

Frauke Hennemann, Dr. Andreas Hennemann

Auf dem Weg zur Arbeit gehen Ihnen die Aufgaben, die Sie heute in der Firma erledigen müssen, durch den Kopf. Sie setzen sich ein Tagesziel, das eigentlich, wie Sie meinen, gut zu erreichen ist. In der Firma angekommen, hängen Sie Ihre Jacke in die Garderobe, gehen an Ihren Schreibtisch und fahren den Rechner hoch. Und dann passiert es:

30 ungelesene Mails „fliegen“ Ihnen entgegen

der Meister steht bereits vor Ihrem Schreibtisch, um mit Ihnen die „Unfälle“ für den morgigen Tag zu besprechen,

der erste Kunde kommt auf den Hof gefahren und will natürlich den Chef sprechen,

parallel dazu klingelt das Telefon…

Am Nachmittag haben Sie ein Meeting mit Ihren beiden Meistern, und das Tagesgeschäft von Freitag ist auch noch nicht abgearbeitet. Sie ahnen: Heute Abend wird es wieder spät. Eigentlich haben Sie sich um 19.00 Uhr mit Freunden verabredet, diesen Termin müssen Sie wohl absagen. Dabei hatten Sie sich Ihr Tagespensum doch so gut eingeteilt!

Zeitmanagement ist das systematische und disziplinierte Planen Ihrer Zeit. Der Zweck des Zeitmanagement ist es, mehr Zeit für die wichtigen Dinge in Ihrem Beruf und in Ihrem Privatleben zu haben. Sie können durch eine systematische Zeitplanung täglich erstaunlich viel Zeit gewinnen.

Sicherlich werden Sie nun denken: Das ist doch gar nicht zu realisieren. Gewiss gelingt das auch nicht zu 100 Prozent im ersten Schritt, wichtig ist es aber, einen ersten Schritt in die richtige Richtung zu tun. Zeitmanagement unterstützt Sie dabei die wesentlichen Dinge zu erkennen, Krisenherden im besten Fall vorzubeugen. Liegt der Krisenherd erst auf Ihrem Schreibtisch, so sind Sie mittendrin, und dies bedeutet einen höhere Zeitaufwand. Längst wurde der Umgang mit der Zeit zum Management-Tool, das es zu beherrschen gilt, möchte man erfolgreich sein.

Dies jedenfalls wird uns seit Jahrzehnten suggeriert. Wer fleißig ist, erlangt Ansehen. Längst reicht ein Arbeitstag von acht Stunden nicht mehr aus, denn immer weniger Menschen müssen immer mehr Arbeit bewältigen. Hinzu kommen „nebenher“ etliche Informationen per Handy, durch eMails und Netzwerke. Die Flut an Nachrichten reißt tagtäglich nicht ab, sie reißt uns aber gedanklich aus unseren Hauptaufgaben. Das Ganze beeinträchtigt die Konzentration, kostet Nerven, Zeit, Geld und macht zudem unzufrieden. Hier hilft nur eins: Klare Prioritäten setzen!

Stellen Sie sich immer wieder die Frage was und wer wieviel Zeit in Anspruch nimmt. Zeitfresser sind, um nachstehend einige Beispiele zu nennen:

Auf einzelne hier genannte Punkte werden wir nachstehend näher eingehen.

Mit der A-B-C Strategie könnte man das Wesentliche vom Unwesentlichen trennen und Schwerpunkte setzen.

Die A-B-C Analyse ist auch auf Ihre Mitarbeiter anzuwenden. Denn mit ihnen steht und fällt der Arbeitsalltag. Stellen Sie sich die Frage, was Ihre Mitarbeiter leisten und ob sie strukturiert noch mehr leisten können – und verleihen Sie den Aufgabenbereichen Transparenz. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter stets, denn motivierte Mitarbeiter kommen gerne zur Arbeit und erzielen sogar das Maximum an Tagespensum; sie können Sie vielleicht in einigen Bereichen entlasten. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in einige Entscheidungen ein. Laut Betriebsvergleich liegt der Durchschnitt der verkauften Arbeitszeit nur bei 68%.

Wie kann man dem Thema „Zeitfresser“ weiter entgegenwirken? Gibt es weitere Hilfen bzw. Strategien, die uns nach vorne bringen können? Eine fast unlösbare Aufgabe, und einfacher gesagt als getan! Es geht immer wieder darum Zeitfresser zu erkennen, Prioritäten zu setzen und Störfaktoren zu reduzieren, um zumindest ein wenig „geschmeidiger“ den Alltag zu bewältigen.

Fangen Sie neben der A-B-C-Strategie damit an, den eMail-Verkehr zu organisieren. Strukturierte Ordner zum Ablegen wichtiger Mails sind unumgänglich; unnötiges Suchen (und damit unnötiger Zeitaufwand) nach Mails wird hierdurch verhindert. Zudem muss man nicht immer direkt auf Mails reagieren; es reicht oft aus, drei mal am Tag die Mails zu beantworten, um nicht im Arbeitsablauf gestört zu werden. Macht es Sinn, tatsächlich drei Vorgänge auf einmal zu erledigen, weil uns das Wort „Multitasking“ so gut gefällt? Ist unser Gehirn dann eigentlich in der Lage, ordentliche Ergebnisse zu liefern, oder verzetteln wir uns? Es ist doch wohl sinnvoller und stressfreier, die Vorgänge nach und nach abzuarbeiten, d.h. sich auf eine Sache zu konzentrieren.

Ganz gewiss ist jedem von uns bewusst, dass diese Vorschläge nicht immer leicht zu realisieren sind, doch knüpfen Sie an diesen Gedanken an, und Sie werden feststellen, dass Sie bereits einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung gegangen sind.