Open House

Thomas Deuschle

Kaum öffnet ein Lackierbetrieb beim Tag der offenen Tür seine Pforten, strömt das interessierte Volk herein und informiert sich erschöpfend darüber, was im Innern so gemacht wird. Ist es wirklich so? Eher nicht, leider. Denn allein die Tatsache, dass ein Unternehmen Leistung erbringt in Sachen Unfallinstandsetzung und Lackierung, wird der Veranstaltung wenig Besucher bescheren. Die Gäste wollen unterhalten werden. Und sie suchen nach den Vorteilen, die ihnen der Besuch eines Betriebes anlässlich eines „Open House“ beschert. Nur diese Erwartungshaltung wird den Hof und die Betriebsräume mit Leben erfüllen.

Beim Tag der offenen Tür gehen die Interessen auseinander: Der Gast will nur eine Bratwurst und ein Bier für zwei Euro, dazu am liebsten eine Hüpfburg, die ihm seine Kinder für eine Weile vom Hals hält – der Veranstalter hingegen möchte natürlich am liebsten gleich ein Auftragsformular ausfüllen. Zumindest ist es sein Ziel, bekannter zu werden, um in Zukunft mehr Aufträge zu generieren.

Falls Sie einen Tag der offenen Tür planen, sind schon im Vorfeld einige wichtige Dinge zu beachten. Vermieden werden muss in jedem Fall, dass Sie und Ihre Mitarbeiter alleine feiern, weil die Gäste ausbleiben. Das frustriert nachhaltig. Wählen Sie daher das Veranstaltungswochenende mit Bedacht aus. Erkundigen Sie sich, wo sonst noch eine Veranstaltung stattfindet. Es wäre ärgerlich, wenn ein anderes Fest Ihre potenziellen Besucher abzieht.

Ihre Zielgruppe für diese Veranstaltung sind die Bürger Ihrer Gemeinde und drum herum. Gewerbliche Auftraggeber, etwa Autohäuser, Fuhrparkleiter und Versicherungen, sind natürlich mehr als willkommen, sie sollten jedoch zu einem „Public Open House Event“ besser nicht persönlich geladen sein. Wenn diese „VIPs“ nämlich erscheinen, beanspruchen sie Ihre besondere Aufmerksamkeit. Für eine Sonderbetreuung haben Sie jedoch keine Zeit. Ein guter Kunde, der alleine in irgendeiner Ecke herumsteht, weil niemand Zeit für ihn hat, verzeiht dies möglicherweise nie. Besser, die Großkunden und Wunschkunden treffen sich bei Ihnen zu einer speziellen VIP-Veranstaltung.

Schon einige Wochen vor der Veranstaltung müssen Vorkehrungen getroffen werden.

Die Veranstaltung sollte im Vorfeld beim Ordnungsamt der Gemeinde angemeldet und von dort genehmigt werden. Aus Sicherheitsgründen, auch wenn dadurch eventuell mit einem Besuch der Lebensmittelüberwachungsbehörde (früher Wirtschaftskontrolldienst) gerechnet werden muss. An jeder Veranstaltung dieser Art gibt es Speisen und Getränke, und diese Behörde schaut, dass alles hygienisch zugeht. Wenn Sie einen Caterer gebucht haben, sind Sie jedoch aus der Haftung. Aber eine Anmeldung macht schon deshalb Sinn, weil es recht peinlich ist, wenn die Polizei Ihre Veranstaltung unterbindet, weil keine Genehmigung vorliegt. Die Beamten hätten keine Skrupel, dies zu tun, insbesondere, wenn der Lärmpegel oder wild geparkte Autos Nachbarn stören. Vorsichtshalber sollte bei Ihrem Versicherer angefragt werden, inwieweit Haftpflichtschäden von einer bestehenden Haftpflichtversicherung abgedeckt sind. Eventuell kann für diesen Tag eine Zusatzversicherung zeitlich begrenzt abgeschlossen werden. Sie sollte dann auch eine Unfallversicherung enthalten.

Falls Sie daran denken, infolge drohender Parkplatznot einen Shuttleservice einzurichten, müsste der Fahrer einen Personenbeförderungsschein besitzen. Außerdem sollte geprüft werden, ob eine temporäre Insassenversicherung abgeschlossen werden kann.

Ein Caterer, zum Beispiel ein Imbisswagenbetreiber, wird gebucht. Speisen, Getränke, Konditionen und Preise werden abgesprochen. Es müssen ausreichend Sitzgelegenheiten organisiert werden, vielleicht auch einige Stehtische zur Auflockerung. Auch an die „Nebensächlichkeiten“, etwa Müllentsorgung, Spülmobil und Dekoration denken.

Ein heikles Thema sind stets die Toiletten. Ihre Personaltoiletten könnten bei großem Andrang nicht ausreichen. Denkbar wäre, einen Toilettenwagen den Herren und die Personaltoiletten komplett den Damen zur Verfügung zu stellen (Die Pissoirs auf der Herrentoilette sollten in diesem Falle jedoch verdeckt werden. Damen mögen diesen Anblick nicht sonderlich). Ein Mitarbeiter muss während der Veranstaltung für die Sauberkeit der Toiletten verantwortlich sein (etwa für Rollennachschub sorgen und Handtucheimer leeren).

Wenn Sie eine Kinderbelustigung bieten möchten, etwa ein kleines Kinderkarussell, eine Hüpfburg oder Ähnliches, sollte diese frühzeitig gebucht werden. Einschlägige Anbieter finden sich über das Internet.

Ein Autohaus, mit dem Sie gut zusammenarbeiten, könnte sich an Ihrer Veranstaltung mit einer Fahrzeugshow beteiligen. Aber Vorsicht – andere Autohändler aus Ihrer Kundschaft könnten verschnupft reagieren. Vielleicht beteiligen sich in diesem Falle auch alle Ihre Autohäuser jeweils mit nur einem Modell? Ebenso könnte ein Motorrad- oder ein Reisemobilhändler mit ins Boot genommen werden. Wenn in Ihrem Umfeld ein Oldtimerclub existiert, erhalten Sie von den Mitgliedern vielleicht Exponate für eine Oldtimerausstellung.

Dies alles sollte frühzeitig abgeklärt werden, um es in die Information eines Faltprospektes bzw. in die Anzeigengestaltung und den Pressebericht aufnehmen zu können. Die Partner können sicherlich brauchbares Bildmaterial beisteuern.

Grundsätzlich geht es bei einem Tag der offenen Tür jedoch um Ihren Betrieb und Ihre Kompetenz. Zuviel Ausstellung lenkt Ihre Gäste möglicherweise vom Lackierbusiness ab und die Besucher haben nach Ihrer Veranstaltung das Gefühl, auf einer Autoshow gewesen zu sein. Dasselbe gilt auch für die Entscheidung für eine Musikgruppe. Ist sie zu populär, könnte Ihr Tag der offenen Tür zu einem Open-Air-Konzert degradiert werden.

Ihre Mitarbeiter müssen hinter der Veranstaltung stehen, sonst gerät sie zur Farce. Binden Sie alle von Anfang an in die Organisation mit ein. Verteilen Sie Aufgaben. Es muss auch zu deren Fest werden. Toll wäre, wenn das gesamte Team an diesem Tag einheitlich gekleidet wäre. Zum Beispiel in Overalls mit Ihrem Firmenlogo drauf.

Ein Tag der offenen Tür anlässlich eines Jubiläums ist für die Lokalpresse sicherlich ein Thema (vor allem in Koppelung mit einer Anzeige). Vielleicht stellen die Redaktionen einen Lokaljournalisten zur Verfügung? Besser beeinflussen kann man den Beitrag jedoch, wenn er bereits professionell verfasst ist und Profibilder mitgeliefert werden. Die Redaktionen lassen sich gerne entlasten.

Ein Bekannter oder eine Bekannte mit guter Kameraausrüstung könnte den ganzen Tag über Fotos von den Besuchern schießen. Einen Profi-Fotografen zu buchen, wäre sehr teuer, da deren Tagessätze oftmals im vierstelligen Bereich liegen. Mit der entstandenen Fotoserie könnten Sie eine zweite Aktion durchziehen, indem Sie in Ihren Räumen eine Ausstellung durchführen. Die Besucher dürfen dann ein Foto von sich bestellen. Diese Fotoausstellung wird bereits während der Veranstaltung bekannt gemacht, somit finden die Besucher vielleicht kurz darauf ein zweites Mal zu Ihnen.

Um es nochmals zu betonen: Bei allem Engagement für ein schönes Fest darf die Priorität nicht aus den Augen verloren werden: die Vermittlung Ihrer Kompetenzen. Keiner darf gehen ohne den festen Vorsatz: Im Falle eines Falles richtet dieser Lackierbetrieb wirklich alles!

Ein Ablaufplan für den Tag der offenen Tür könnte zum Beispiel so aussehen:

Beginn 10.00 Uhr, Ende gegen 18.00 Uhr. Ganztägig erfolgen Bewirtung, Attraktionen und fachliche Information.

10.00 – 13.00 Uhr Weißwurstfrühstück (macht sich nicht nur in Bayern gut). Vielleicht hat Ihre Gemeinde einen Musikverein, der sich zur Verfügung stellt? Die Mitglieder bringen sicher auch Familie und Freunde mit, alles potenzielle Kunden.

Ein kleiner Faltprospekt im Format Din Lang (etwa 21 x 10 cm), der auf die Veranstaltung hinweist und gleichzeitig als attraktives Werbemedium dient, kann realisiert werden. Einige Tage vor dem Fest wird dieser “Folder“ dann auf verschiedene Art unter die Leute gebracht:

Natürlich soll dieses Druckwerk nicht nur eine Einladung sein. Vielmehr lässt es sich sehr gut auch mit werblichen Aussagen kombinieren.