Hauptsache rentabel

Was sagt der tägliche oder monatliche Umsatz über den wirtschaftlichen Erfolg eines Karosserie- oder Fahrzeuglackierfachbetriebes aus? Meist sehr wenig. Erst wenn Umsatzzahlen oder Kostenpositionen zueinander in bestimmte Relation gesetzt werden und sich damit Kennzahlen bilden lassen, gewinnt der Betriebsinhaber eine solide und komprimierte Entscheidungs-Basis für sein unternehmerisches Handeln. Um zu wissen, wie rentabel man arbeitet, wird Umsatz beispielsweise als „Wertschöpfung pro Stunde” so richtig interessant. Die Entwicklung seines Betriebes sollte vom Unternehmer zumindest monatlich beobachtet werden – an besten und am einfachsten mit Hilfe von EDV.

Die schnelle Ermittlung und übersichtliche Darstellung betriebswirtschaftlicher Kennziffern, nun auch in grafischer Form, ist eine der besonderen Stärken von C@risma aus dem Hause UCS, der Universal Consulting Software GmbH. Das Aktive Management System (AMS) in C@risma ermittelt auf Knopfdruck aus den verknüpften Auftrags-, Kunden- und Stammdaten aussagekräftige Auswertungen, differenziert nach Privatkunden, Geschäftskunden oder Absatzmittlern. Durch Vergleich mit den Zahlen vergangener Zeiträume ist eine ständige Kontrolle gewährleistet.

Der Umsatz des Gesamtbetriebes ist analysierbar bis in die kleinste Einzel-Rechnung hinein, und im Zusammenwirken mit der Betriebs-Daten-Erfassung kann auf einen Blick erkannt werden, welcher Mitarbeiter wann wie lange an diesem Einzel-Auftrag gearbeitet hat, auch die zum Auftrag angefertigten Bilder stehen zur Verfügung.

Der Umsatz des Gesamtbetriebes lässt sich detailliert nach Leistungsarten und der entsprechend zugeordneten Wertschöpfung aufschlüsseln, in einer entsprechenden Grafik erkennt der Anwender sofort die Struktur seiner Leistungsträger: Welche Kundengruppe bringt mir die höchsten Erträge? Welchen Anteil am Gesamtumsatz hat mein Kunde XY? Entwicklungen und Abhängigkeiten werden transparent, der Unternehmer kann entsprechend Vergleiche anstellen, Trends herausarbeiten, wie z. B. „Wer bringt mir künftig den Umsatz?” oder „Wo bricht Umsatz weg?”. Und schließlich kann er daraus Entschlüsse fassen, wie beispielsweise den, in Werbung zu investieren, um mehr Privatkunden zu gewinnen oder Ähnliches.

Das Szenario des Wegfalls eines bedeutenden Großkunden lässt sich mit dem SVS-Unternehmensplanspiel in C@risma entwerfen, so dass der Unternehmer das Risiko einer einseitigen Abhängigkeit von vorneherein abwägen kann. Das SVS-Planspiel dient in erster Linie der korrekten Ermittlung der SVS-Varianten. Hiermit lassen sich Fragestellungen wie z. B. „Wie wirken sich Sparmaßnahmen auf meinen Verrechnungssatz aus?” oder „Wie muss ich meinen Verrechnungssatz bei Auslastungsrückgang anpassen?” leicht beantworten.

Individuell definierbare Alarmfunktionen geben dem Unternehmer automatisch Warnhinweise bei Veränderungen von Kennziffern. Bei Über- oder Unterschreitung eines Grenzwertes, beispielsweise in den Außenständen, dem Erreichen einer festgelegten Liquiditätsgrenze oder dem drastischen Auftragsrückgang eines Absatzmittlers schlägt C@risma somit automatisch Alarm! Auch kann sich der Anwender andere hilfreiche Hinweise einstellen, wie beispielsweise einen Mindest-Monats-Umsatz als Einzelvorgabe für einen Kunden definieren, was nicht nur zur Sicherstellung von Umsatz hilfreich ist, sondern sich insbesondere auf Rabattverhandlungen vorteilhaft auswirkt.

Daneben unterstützt C@risma den Betriebsinhaber mit vielen kleinen hilfreichen Funktionen in der täglichen Praxis. Als Voraussetzung für ein effizientes Forderungsmanagement lassen sich kundenindividuelle Konditionen wie Verrechnungssätze, Rabatte, Zahlungsbedingungen, direkt verknüpft mit dem Mahnwesen, definieren. Schon bei der Auftragserfassung, also bevor sich der Anwender überhaupt eingehender mit dem konkreten Fall befassen kann, gibt ihm das System somit Entscheidungshilfen in Form von wichtigen Hinweisen wie beispielsweise „Summe der Offenen Posten“, „Kreditlimit“ oder vielleicht sogar „Liefersperre“. Ausgehend vom Deckungsbeitrags-SVS zeigt C@risma dem Anwender bereits während der Kalkulation, ob sich der Auftrag lohnt oder nicht. Die Auswirkung von Nachlässen und Rabatten wird dabei auf Knopfdruck vor Augen geführt! Tagesaktuell erhält der Anwender eine Offene-Posten-Übersicht inkl. einer Mahnvorschlagsliste und hat damit seine Außenstände im Griff.

Diverse Module in C@risma helfen bei der Prozessoptimierung. So ermöglicht der elektronische Dialog mit den Versicherern einen beschleunigten Zahlungseingang. Die integrierten ZKF-Tipps unterstützen einen effizienten Reparaturablauf. Durch Anpassung des Lagerbestandes an den tatsächlichen Bedarf mittels der Materialwirtschaft in C@risma wird gebundenes Kapital

aufgelöst. Und mit der FiBu-Schnittstelle sind weitere Auswertungen wie z. B. auch Kostenstellenrechnung über eine finanzbuchhalterische Aufbereitung möglich. Die Durchlaufzeit der Aufträge bekommt der Unternehmer mit der BetriebsDatenErfassung, kurz BDE, in den Griff: hier ist ein echter Soll-Ist-Vergleich möglich, d. h. massive Ausreißer, wie z. B. eine Abweichung von +66,38 % zur Zeit-Vorgabe fallen sofort auf, den Ursachen kann nachgegangen und entsprechend gehandelt werden. Die Mitarbeiterkapazität und damit die Auslastung wird planbar. Empfehlenswert ist es, die Mitarbeiter voll in die Planung mit einzubeziehen. Sie sind es, die die Leistung erbringen und meist wissen sie um zusätzliche Faktoren, die Einfluss auf das zeitgerechte Gelingen einer Reparatur haben. Natürlich wirkt sich ein internes Zusammenspiel auch positiv auf Identifikation und Motivation und damit auf die Arbeitsleistung aus. Um all diesen Anforderungen der betriebswirtschaftlichen Praxis gerecht zu werden und die Möglichkeiten in C@risma effizient zu nutzen, bietet die UCS mit einem speziellen Seminarangebot unter dem Dach der „UCC-Akademie” konkrete Hilfestellung.

Weitere Informationen: UCS GmbH Tel: 09721/7743–85, Fax: 608080 www.uc-net.de