Damit ein Rädchen ins andere greift

Christian Simmert

Die Best Practice Zirkel des Bundesverbandes der Partnerwerkstätten (BVdP) haben sich zum Motor für die Prozessoptimierung im Schadenmanagement entwickelt – doch was erreichen Karosserie- und Lackierbetriebe mit diesem Konzept genau? „Bereits vor drei Jahren haben wir die ersten Best Practice Zirkel durchgeführt“, erklärt BVdP-Projektmanager Marco Senger. Das Prinzip: „In kleinen Gruppen treffen sich Inhaber in verschiedenen Mitgliedsbetrieben des BVdP, bewerten und diskutieren die Prozessabläufe in der Werkstatt.“ Bisher haben 26 Zirkeltreffen in ganz Deutschland stattgefunden. Moderiert werden die Treffen von sechs erfahrenen Unternehmensberatern aus der K&L-Branche, die von Seiten der teilnehmenden Betriebe selbst vorgeschlagen und ausgewählt wurden.

Beim Treffen in einem Betrieb nehmen die Gäste alles unter die Lupe. Von der Schadenerfassung bis hin zum Schleifpapierverbrauch – den Teilnehmern geht es darum, Arbeitsabläufe direkt in Augenschein zu nehmen und vor Ort Lösungen für die Optimierung der Prozesse zu liefern. „Die Teilnehmer profitieren von der Erfahrung der Inhaber und verbessern ihre Unternehmen selbst. Das ist ein sehr effektives Konzept, um Schritt für Schritt noch besser zu werden, Kosten zu reduzieren und die Produktivität zu erhöhen“, hebt Unternehmensberater Herbert Prigge hervor. Moderatoren wie Herbert Prigge haben die Aufgabe, die Treffen zu strukturieren, Ergebnisse zusammenzufassen und Kennzahlen zu ermitteln.

Technische Ausstattung, Energieverbrauch, Personalentwicklung sowie Tipps und Tricks im Tagesgeschäft – die Liste der Themen ist lang. „Ein wichtiges Kernelement der Treffen ist die Besichtigung der Betriebe, unterstützt durch eine detaillierte Checkliste über alle Abteilungen und sämtliche Prozesse hinweg“, hebt Betriebsberater Martin von Poschinger hervor. Ein zentraler Punkt ist die Betriebsanalyse. „Wir vergleichen auch die geforderten und tatsächlich erzielten Stundenverrechnungssätze gegliedert nach Auftraggebern.“ Unternehmensberater Marco Busch hat vor allem die Umsetzung der Vielzahl an Möglichkeiten im Blick: „Wir als Moderatoren unterstützten die Betriebe dabei, Maßnahmenpläne zu erarbeiten. So werden die Ergebnisse der Analyse für die Unternehmer handhabbar und können in der Praxis auch tatsächlich umgesetzt werden.“

Im Mittelpunkt stehen vor allem die Kostenreduzierung, die Erfassung von unproduktiven Arbeitsstunden, der Verkauf von Arbeitszeit oder die Beschleunigung von Prozesszeiten. Moderator und Geschäftsführer von !HEPP Unternehmensimpulse Stefan Höslinger ergänzt: „In unseren Zirkeln thematisierten wir ausgewählte Betriebskennzahlen, Kalkulation, Personalentwicklung sowie Mechanik und Mechatronik als Geschäftsfelder.“ Er sieht in dem überregionalen Austausch eine enorme Entwicklungskraft für die Optimierung der teilnehmenden Betriebe. „Die Offenheit und das Vertrauen erzeugt eine Atmosphäre in der das Hinterfragen von eigenen Prozessen leichter fällt.“

Unternehmensberater Michael Zülch sieht die Ansätze für die Optimierung in drei wesentlichen Punkten: 1. Beschreibung der exakten Abläufe in den einzelnen Abteilungen, 2. Dokumentation der einzelnen Prozesse und 3. Auswertung der Produktivzeiten. Seine konkrete Empfehlung für Betriebsinhaber lautet: „Überprüfen Sie die Höhe der unproduktiven Arbeitszeiten durch Erfassung der geleisteten und der tatsächlich bezahlten Arbeit bei Ihren TOP-Kunden. So erkennen Sie, wer ein starker und wer schwacher Renditebringer ist.“

Für Projektmanager Marco Senger sind die Zirkeltreffen des Bundesverbandes in der Branche ein einzigartiges Instrument der Prozessoptimierung. „Wir packen die Themen konkret an. Bei den Best Practice Zirkeln entstehen echte Lösungen, die die Betriebe weiterbringen. Die Betriebsinhaber bekommen Mut zur Veränderung. Das ist unser Ziel.“

„Bei den Best Practice Zirkeln erhalten die Unternehmer die Bestätigung, dass ein Großteil der eigenen Herausforderungen auch bei anderen auftritt. Am Ende steht die Erkenntnis, dass es für viele Probleme eine Lösung gibt.“ Reinhard Badura, Badura Beratung

„Die Zirkeltreffen werden von den Teilnehmern durchweg als sehr positiver Erfahrungs-austausch gesehen. Gute Ideen, brauchbare Konzepte, neue Wege – die Motivation der Unternehmer wird gestärkt, konkrete Ansätze umzusetzen.“ Marco Busch, buschberatung Bonn

„Die Zirkel sind vor allem ein Entwicklungsmotor für Betriebe. Die Teilnehmer nehmen viele konkrete Anregungen mit nach Hause, die sie sehr schnell umsetzen.“ Stefan Höslinger, !HEPP Unternehmensimpulse GmbH

„Für die Teilnehmer steht die Gewinnung von umsetzbaren Lösungen für ihre individuelle Unternehmenssituation im Vordergrund. Durch den aktiven Austausch, durch das aktive gemeinsame Erarbeiten von Optimierungsmaßnahmen profitiert jeder Unternehmer von jedem Treffen.“ Martin von Poschinger, Betriebsberater Acoat Netzwerk / Akzo Nobel Coatings GmbH

„Gerade angesichts der aktuellen Herausforderungen für K&L-Betriebe, wie Verbesserung der Auslastung, kundenbezogene Rendite, Material- und Personalaufwand, ist der persönliche Austausch ein wichtiges Instrument, um die eigenen Prozesse wirksam zu optimieren.“ Herbert Prigge, bpr Mittelstandsberatung GmbH

„Die Betriebsbesichtigung vor Ort, die offene Diskussion und die Vergleichsmöglichkeiten mit vergleichbaren Betrieben sorgen für eine hohe Motivation, die eigenen Prozesse zu verbessern.“ Michael Zülch, zülchconsulting gmbh