Mehr Überblick, mehr Effizienz

Einen Unfallschaden zu reparieren, das war vor gar nicht allzu langer Zeit beinahe ausschließlich eine handwerkliche Herausforderung. Die Hauptaufgabe und die Kernkompetenz des Betriebs bestand darin, technisch und optisch den Zustand vor der Reparatur wiederherzustellen. Um diese Basisleistung herum hat sich aber im Laufe der Zeit eine Fülle von Zusatzleistungen angelagert, die Zeit und Geld kosten – und manchmal die eigentliche Reparaturleistung fast in den Hintergrund drängen. Da ist zum einen eine immer kompliziertere Logistik. Fahrzeuge, ob fahrtüchtig oder nicht, müssen abgeholt und wieder ausgeliefert werden; aus immer weiteren Distanzen, aber möglichst in immer kürzerer Zeit. Zum anderen haben sich die Auftraggeber und ihre Ansprüche geändert. Versicherungen, Leasingunternehmen, Schadenlenker, sie alle wollen eine Fülle von Informationen, möglichst schnell und im passenden Format. Speziell, wer im Schadenmanagement aktiv ist, weiß, dass sich dadurch Aufwand und Kosten im „unproduktiven“ Bereich deutlich erhöht haben. Und die Reparatur selbst? Immer noch muss sie handwerklich perfekt sein, aber sie muss auch schnell und unter optimaler Ausnutzung der Ressourcen erfolgen. Kurzum; wer heute im Reparaturgeschäft erfolgreich sein will, muss ständig seine Effizienz steigern und seine Prozesse optimieren.

Unverzichtbar ist dabei eine IT-Ausstattung, die den Aufgaben und der Struktur des Betriebes gerecht wird. „Klassische Branchensoftware wie unser VCS-System haben ihre Stärken in der Auftragsbearbeitung und Kalkulation“, erklärt Marco Senger, Geschäftsführer der Firma KSR. „Das Programm deckt alle Aspekte von der RKÜ über Teilebestellung bis zur Rechnungslegung ab. Wie ein zu reparierendes Fahrzeug durch die einzelnen Abteilungen gesteuert wird und wer es wie bearbeitet, bleibt dagegen offen. Dasselbe gilt für die Frage, wie Übergaben zwischen einzelnen Abteilungen erfolgen. Uns ist schon früh klar geworden, dass der Reparaturprozess immer komplexer wird und wir die digitale Lücke zwischen Reparaturbeginn und Endkontrolle besser abdecken können.“ Die Software, die KSR dazu entwickelte, nennt sich Job Planning System (JPS2). Einer der ersten Kunden war die Frisch GmbH in Forstinning bei München, wo das System seit einem knappen Jahr installiert ist.

Werner Frischs Chefbüro ähnelt ein wenig dem Leitstand eines Industrieunternehmens. Sechs Monitore an der Stirnseite des Raums, dazu noch zwei Monitore auf dem Schreibtisch erlauben ihm, auf einen Blick zu erkennen, was in dem weit verzweigten Unternehmen gerade läuft. Ob in der Karosserie- und Lackierabteilung, in der Mechanik, im Fahrzeugverkauf oder in einer Fahrzeugannahmestation direkt im Münchener Zentrum – überall kann Werner Frisch erkennen, welche Fahrzeuge wo in welchem Zustand sind und wer sie bearbeitet. Auf den allermeisten Monitoren läuft die JPS2-Software, auf einem das klassische Kalkulationsprogramm VCS. Für das Ineinandergreifen der beiden Programme hat Werner Frisch einen plastischen Vergleich: „VCS ist wie das Fahrwerk eines Wagens, an dem alles aufgehängt ist, aber JPS2 ist bei uns mittlerweile die Lenkung.“

Das Programm begleitet den kompletten Reparaturprozess. In der Disposition und Auftragsannahme hat Hannelore Huber ebenfalls zwei Monitore vor sich, einen mit VCS- und einen mit JPS2-Maske. Mit JPS2 organisiert sie den Fahrzeugein- und ausgang, steuert Fahrer und Transporte. Ihr Rechner ist verbunden mit den Navigeräten aller Fahrer. Ob ein Abschleppwagen ein Fahrzeug von der Autobahn holt oder ein repariertes Fahrzeug zum Kunden gebracht wird – die Position jedes einzelnen Fahrzeugs wird auf einer Karte des Münchener Großraums angezeigt. Per TomTom-Anbindung kann Hannelore Huber die Routen nicht nur auf dem Monitor verfolgen, sondern aktiv steuern. Sobald ein Fahrzeug vor Ort ist, kann der Kostenvoranschlag erstellt werden. Nachdem die Reparaturfreigabe erfolgt ist, wird das Fahrzeug in die entsprechende Abteilung gesteuert, in der Regel zunächst in die Karosserieabteilung.

Hier zeigt sich die wahre Stärke des Job Planning Systems. Wenn Ludwig Urban, der Leiter der Karosserieabteilung, auf seinen Monitor schaut, sieht er links die anstehenden Aufträge, rechts alle seine Mitarbeiter inklusive den Arbeiten, die jeder einzelne gerade ausführt oder noch auszuführen hat. „Ausgehend von der Kalkulation kann ich jetzt neue Aufträge komplett oder in einzelnen Schritten den Mitarbeitern zuteilen“, erklärt Urban, „entweder den Mitarbeitern, die noch Zeit haben, oder denen, die sich am besten für bestimmte Arbeiten eignen.“ Die Mitarbeiter loggen sich mit so genannten Kellnerschlüsseln am Computer ein; schon erscheint ein individuelles Menü mit den Arbeiten, die dem Mitarbeiter zugewiesen sind und als Nächstes auf dem Programm stehen. Wenn ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist, erscheint nach dem erneuten Einloggen, je nach Tätigkeit, eine Checkliste auf dem Bildschirm, die abgezeichnet werden muss. So kann exakt nachverfolgt werden, wer was gemacht hat. Zudem lässt sich sicherstellen, dass die Übergabe in die nächste Abteilung reibungslos erfolgt. Darüber hinaus können die Werkstatt-Mitarbeiter am Terminal Informationen zum jeweiligen Fahrzeug, wie zum Beispiel den vereinbarten Fertigstellungstermin oder Bestelldaten zu Teilen, einsehen.

Nicht nur die Werkstattmitarbeiter wissen exakt, was sie wann zu tun haben, umgekehrt sind die Daten aus der Werkstatt auch in der Auftragsdisposition jederzeit abrufbar. Wenn also ein Kunde anruft und fragt, wie weit die Reparatur seines Fahrzeugs fortgeschritten ist, kann ohne Nachfrage oder Gang in die Werkstatt exakt Auskunft gegeben werden. Für Transparenz sorgt JPS2 natürlich auch im Leitstand von Werner Frisch: „Auf einen Blick kann ich mir über die aktuelle Situation in allen Betriebsteilen einen Überblick verschaffen“, erklärt der Firmenchef. „Können Auslieferungstermine eingehalten werden? Wo staut es sich? Wie ist die Auslastung? Können noch Aufträge angenommen werden? Bei einem Betrieb unserer Größe muss man auf diese Fragen immer eine Antwort haben und schnell reagieren können. Dazu kommt, dass wir sehr stark im Schadenmanagement aktiv sind. Um da profitabel zu bleiben, kommt man kaum darum herum, handwerkliche Dienstleistung mit einem an die Industrie angelehnten Auftragsmanagement zu verbinden. Ein wichtiger Schritt dazu war für uns die Einführung von JPS2.“ MR