Den Job besser planen

MR

Job Planning System (JPS) 2 nennt sich ein neues Hard- und Softwarepaket, mit dem die KSR EDV-Ingenieurbüro GmbH die „digitale Lücke“ zwischen Reparaturfreigabe und Endkontrolle füllen kann. Ziel des Systems ist es, den Reparaturablauf inklusive Reparaturfreigabe und Teilebeschaffung zu erfassen und transparent darzustellen.

Sobald ein Auftrag bearbeitet werden kann, erstellt bei JPS der Auftragsdisponent am Computer einen Bearbeitungsplan, der den Auftrag in logische Schritte wie „Instandsetzen“, „Lack Vorbereiten“ oder „Arbeiten nach der Kabine“ aufteilt. Aus dem Plan ergibt sich, innerhalb welchen Zeitraums die Bearbeitung erfolgen soll. Jeder Mitarbeiter in der Werkstatt ist mit einem so genannten Kellnerschlüssel ausgestattet, mit dem er sich in PCs im Werkstattbereich identifiziert. Auf einem Touchscreen-Monitor erkennt er dann, welche individuellen Arbeiten ihm vom Disponenten oder Abteilungsleiter zugeteilt wurden und er am jeweiligen Auftrag auszuführen hat. Der Mitarbeiter gibt ein, wann er die Arbeit an einem Fahrzeug beginnt, und wann sein Job erledigt ist. Gleichzeitig werden all diese Informationen auch auf dem Monitor des Auftragsdisponenten sichtbar, der damit jederzeit den jeweiligen Bearbeitungsstand aller Aufträge überblicken kann. Kundenanfragen können damit qualifiziert und ohne hohen Aufwand beantwortet werden. Auch Checklisten beispielsweise im Rahmen von Qualitätssicherungssystemen können vom Mitarbeiter am Touchpad- Monitor bearbeitet werden. Insgesamt verspricht JPS(2) neben einer Durchlaufoptimierung, also der Verkürzung der Verweildauer des Fahrzeugs in der Werkstatt, eine bessere und transparentere Strukturierung der einzelnen Reparaturabläufe. Über das neue Modul sprachen wir mit KSR-Geschäftsführer Marco Senger.

Herr Senger, was waren die Gründe für die Einführung des „Job Planning Systems“?

Wenn wir die Unfallschadenabwicklung unter dem IT-Aspekt betrachten, stehen wir heute eigentlich vor einer absurden Situation: Bevor die Reparatur beginnt, haben wir EDV-technisch alles perfekt im Griff – vom Erstkontakt des Kunden über die Kommunikation mit der Versicherung bis zur Reparaturfreigabe. Das Gleiche gilt, wenn die Reparatur beendet ist, bei der Rechnungserstellung oder der Nachkalkulation. Dazwischen aber befinden wir uns in der EDV-technischen Steinzeit.

Was bedeutet das?

Der Auftrag wird in der Disposition ausgedruckt, dann auf das Klemmbrett geheftet, dann geht in der Regel der Meister an die Auftragstafel und steckt den Auftrag zu dem Mitarbeiter, der ihn bearbeiten soll. Dabei kann er nur hoffen, dass ihn auch der Richtige herausnimmt. So wurstelt man dahin, füllt viele Zettel, Checklisten und Auftragserweiterungen manuell aus. Plötzlich ruft ein Kunde an und fragt nach seinem Fahrzeug – schon bricht Panik aus. Aus dem Stand kann niemand sagen, wie weit das Auto ist, und ob der vereinbarte Abholungstermin eingehalten werden kann. Man verspricht also zurückzurufen, läuft in die Werkstatt, schaut, wo das Auto steht, und was noch getan werden muss. Dabei wird tagtäglich unheimlich viel Zeit verplempert.

Dazu kommt, dass bislang nichts von dem, was während der Reparatur getan wird, automatisch gespeichert wird. Alle Informationen vor dem Reparaturbeginn und nach Beendigung der Reparatur sind auf dem Computer. Alles, was aber während der Reparatur in der Werkstatt passiert, steht bestenfalls auf Zetteln; mit Ausnahme der Auftragsstempelungen, falls der Betrieb über eine Betriebsdatenerfassung verfügt. Diesen Medienbruch wollten wir mit JPS beseitigen.

Wer sind die Beteiligten bei JPS, und wie sieht ihre Ausstattung aus?

Fangen wir beim Auftragsdisponenten an, demjenigen also, der mit dem Kunden den Auftrag bespricht, mit ihm ans Fahrzeug geht, den Kostenvoranschlag macht und den Abholtermin festlegt. In großen Betrieben können dabei auch mehrere Personen beteiligt sein, was aber keine Rolle spielt. Wichtig für JPS ist, dass ein Disponent für jeden Auftrag, unterstützt von der JPS-Software, einen Bearbeitungsplan erstellt. Der Schadenumfang wird zerlegt in Mechanik, Karosserie, Lackvorbereitung, Lackieren, Finish und so weiter. Die einzelnen Tätigkeiten werden dann den jeweiligen Mitarbeitern zugewiesen. Ausgestattet sind diese Disponenten-Arbeitsplätze mit einem normalen PC und einer entsprechenden JPS-Version.

Im Werkstattbereich sind dagegen Touchscreens und Kellnerschlüssel pro Mitarbeiter zum Identifizieren ins System notwendig. Ganz wichtig dabei: Der Werkstattmitarbeiter muss absolut kein PC-Wissen besitzen. Sobald er den Schlüssel in das Kellnerschloss gesteckt hat, sieht er seine Mitarbeitermaske am Touchscreen und erkennt ganz genau, welche Aufträge ihm zugeordnet sind und was er dabei zu tun hat. Sobald er eine Tätigkeit beendet hat, hakt er sie dort als erledigt ab – schon wissen alle anderen Beteiligten, was Sache ist. Der Disponent sieht, ob der Auftrag zeitlich im Plan ist, und der Mitarbeiter in der nächsten Abteilung sieht, dass er das Auto übernehmen kann. Umgekehrt gibt der Mitarbeiter auch ein, wenn sich ein Auftrag verzögert, weil zum Beispiel etwas nachgearbeitet wird. Auch hier kann der Disponent sofort reagieren, den Kunden informieren oder einen Ersatzwagen länger bereitstellen. Der Werkstattablauf wird transparenter und damit effizienter.

Welche Rolle spielt das Thema Dokumentation?

Eine große. Wenn Sie nach Qualitätssicherungssystemen arbeiten, ist es unerlässlich, genau zu dokumentieren, wer wann was am Fahrzeug getan hat. Ich halte es darüber hinaus für ziemlich wahrscheinlich, dass in nächster Zeit auch große Auftraggeber oder Schadenvermittler eine Dokumentation des Gesamtprozesses einfordern. Wann erfolgte der Erstkontakt, wann die Reparaturfreigabe, wann wurden Teile bestellt und geliefert und wann welche Arbeiten begonnen? Alle diese Informationen lassen sich per Knopfdruck aus JPS in Verbindung mit einer Kalkulationssoftware wie unserem VCS-System generieren und ausdrucken.

Für welche Betriebe eignet sich JPS am meisten?

Die ersten Erfahrungen im Markt zeigen, dass sich das System besonders für mittlere bis große Betriebe eignet, die nicht nur Lackierung anbieten, sondern den kompletten Instandsetzungsprozess abbilden.Vor allem wird sich JPS bei Betrieben durchsetzen, die zum Beispiel durch Schadensteuerung gezwungen sind, ein Optimum an Effizienz zu erreichen. Ob Stundensatz oder Teilemarge, die Betriebe müssen mit immer knapperen Vorgaben rechnen. Ein bislang sehr wenig beachteter Bereich, bei dem aus meiner Sicht ein großes Optimierungspotenzial besteht, ist der Reparaturprozess selbst – dabei spielt JPS eine zentrale Rolle.

Herr Senger, vielen Dank für das Gespräch.