Die einfachen Dinge verbessern

Prozessoptimierung fängt im Kleinen an

Im Jahr 2015 hat der Kosten- und Preisdruck in vielen Betrieben abgenommen und zur Entspannung der Ertragslage geführt. Dennoch zeichnen sich mit den Entwicklungen in 2016 und der ersten Monate 2017 neue Probleme ab. Viel diskutiert ist das Thema Mitarbeiter- und Fachkräftemangel. Eine Alternative könnte es sein, die eigenen Prozesse zu verbessern, um so mehr Kapazitäten bei den vorhandenen Mitarbeitern zu erreichen. Einen Mannmonat an verkauften Stunden könnte man zum Beispiel herausholen, wenn die Mitarbeiter nicht ständig den Besen suchen würden. Eine, zugegeben, provokante Aussage, in der aber – siehe unseren Kasten auf der Folgeseite – schon ein Stückchen Wahrheit steckt.

Abläufe optimieren
Oft verbindet man mit dem Thema Prozessoptimierung eine komplette Veränderung der betrieblichen Abläufe. Im Einzelfall kann das durchaus nötig sein, viel häufiger sind es aber die kleinen Dinge, die in ihrer Summe eine spürbare Veränderung auslösen.
Natürlich kann man auch versuchen, Preise nachzuverhandeln oder Kosten einzuparen, anstatt sich an die Prozesse zu begeben. Doch die Erfahrung zeigt, dass diese Maßnahmen nur bedingt wirksam oder am Markt nur schwer durchzusetzen sind.
Schauen wir uns zunächst ein reales Beispiel an:
Ein mittelgroßer Betrieb mit sieben Produktivmitarbeitern hat bei guter Auftragslage drei Möglichkeiten, um seine Ertragslage zu verbessern:
  • 1. Preise erhöhen
  • 2. Kosten einsparen
  • 3. Prozesse verbessern
Kann der Geschäftsführer eine Erhöhung des Stundenverrechnungssatzes bei allen Kunden um drei Prozent durchsetzen, wird sich der Gewinn um 18 Prozent erhöhen. Eine reine Kostenersparnis von drei Prozent sorgt für eine Gewinnsteigerung von 15 Prozent.
Kann man dagegen eine Verbesserung der Auslastung in derselben Größenordnung erreichen (könnte man also drei Prozent mehr Anwesenheitsstunden in Rechnung stellen bzw. verkaufen), erreicht man eine Gewinnsteigerung von 26 Prozent. Im Durchschnitt werden in Deutschland ca. 30 Prozent der Arbeitszeit von Werkstattmitarbeitern nicht bezahlt und sind im Fachjargon „unproduktiv“. Sehr erfolgreiche Betriebe reduzieren diesen Wert auf rund 15 Prozent. Betriebe in den Niederlanden kommen da sogar schon auf zehn Prozent. Aber was meinen wir mit Unternehmensprozessen? Der Unternehmensprozess basiert auf dem typischen Ablauf eines Betriebes. Um den Unternehmensprozess für den eigenen Betrieb aufzuzeichnen, muss der Weg eines Auftrages durchlaufen werden. Dabei beginnt der typische Ablauf, sobald der Kunde den Schaden ankündigt bzw. das Auto auf den Hof gefahren kommt, und endet mit dem Eingang der Kundenzahlung auf dem Konto.
Praktische Tipps zur Umsetzung
1. Ausgangssituation analysieren
Wie immer beginnt der Weg mit der Analyse der Ausgangssituation. Im betrieblichen Alltag gibt es immer wieder Aufgaben und Faktoren, die sich wiederholen. Hier steckt das meiste Potenzial für Verbesserungen. Dabei ist man nicht begrenzt auf die reine Bearbeitung des Auftrages. Man kann schon viel früher ansetzen, z.B. bei der Auftragsannahme, und auch viel später, etwa bei der Prüfung der Zahlungseingänge und des Mahnwesens. Bei vielen dieser Aufgaben gibt es eine hohe Anzahl von Wiederholungen (zum Beispiel bei der Rechnungserstellung), bei denen kleine Einsparungen erhebliche Zeiteffekte haben können.
Schauen wir uns eine Prozesslandkarte eines K+L Betriebes einmal an (siehe nebenstehende Grafik):
Neben der reinen Reparatur und Instandsetzung des Fahrzeugs existieren zum einen Managementprozesse und zum anderen Unterstützungsprozesse wie zum Beispiel das Fuhrpark- bzw. Ersatzwagenmanagement, um den Auftrag optimal auszuführen. Um den Betrieb zu optimieren, können einzelne Bereiche ausgewählt und näher betrachtet werden. Empfehlenswert ist es, mit den Bereichen zu beginnen in denen man schnell Erfolge erzielen kann, um so die eigene Motivation hochzuhalten. Natürlich gibt es für jeden Betrieb Besonderheiten, einige Bereiche fallen weg oder stärker ins Gewicht. Diesen Ablauf zu ergänzen und zu skizzieren ist der erste Schritt. Hier bleibt man aber noch nicht stehen. Man kann erst einmal beobachten, ganz wertfrei, was passiert eigentlich in dem Betrieb? Sehr schnell stößt man dabei auf Themen wie Suchzeiten, Rangierzeiten, Unordnung oder Verschwendung. Und die Erfahrung zeigt: Es sind die einfachen und simplen Dinge, die die Produktivität und Auslastung der Mitarbeiter reduzieren.
Blick von und nach außen
Sie wissen sicherlich selbst, wie schwer es ist, langjährige Strukturen und Gewohnheiten zu durchbrechen. Häufig wird man mit Sätzen wie: „Das haben wir schon immer so gemacht“ konfrontiert. Keiner ist davon befreit, sich nicht in bestimmten Routinen und Strukturen zu verfangen. Daher ist der Blick von außen bzw. nach außen für die Optimierung der Prozesse unumgänglich.
Um Potenziale und Problemfelder aufzudecken, ist nicht immer ein spezialisierter Berater notwendig. Beginnen Sie zunächst damit, dass Sie sich andere Betriebe von Kollegen ansehen und an Veranstaltungen und Treffen teilnehmen, die genau dieses Konzept fördern. In der Karosserie- und Lackierbranche gibt es eine Vielzahl von genau solchen Veranstaltungen.
Die eigenen Mitarbeiter können ebenfalls sehr gut Impulse geben. Denn sie wissen meistens am besten, was sie an einer optimalen Arbeit hindert. Grundsätzlich ist es für solche Veränderungen sehr wichtig, dass alle Mitarbeiter in den Prozess einbezogen werden. Denn sie müssen schließlich alles umsetzen. Wie bereits erwähnt, ist es nicht immer notwendig, dass man gleich alles verändert. Kleine und investitionsarme Maßnahmen, z.B. in der Raumgestaltung, können da schon einiges helfen. Es gibt für jeden Betrieb einfache Maßnahmen, mit denen Sie typische „Zeitfresser“ vermeiden können:
Ordnung schaffen. Am wichtigsten und einfachsten ist es, grundsätzliche Ordnung zu schaffen. Wie an unserem Praxisbeispiel deutlich wird, liegen in den Suchzeiten unglaubliche Potenziale. Natürlich gehört es in einem zweiten Schritt dazu, die Ordnung auch zu halten.
Doppelarbeiten vermeiden. Doppelarbeiten, wie zum Beispiel das Erfassen von Aufträgen zunächst auf Papier und dann im Anschluss im System, sollten vermieden werden. Die Anschaffung von Tablets ist effizienter und durchaus kostengünstiger, als jeden einzelnen Auftrag zweimal anzulegen.
Rangierzeit vermeiden. Rangierzeiten können enorme Zeit in Anspruch nehmen. Es gibt zum Beispiel größere Einheiten, die alleine eine Person eingestellt haben, um Fahrzeuge auf dem Hof zu rangieren. Es gibt auch Hallen, die teilweise so eng sind, dass drei Personen aufhören müssen zu arbeiten, damit ein Fahrzeug aus der Halle fahren kann. In diesen Fällen können unter anderem Werkstattausstatter oder Prozessberater helfen, die mit neuen Systemen unter optimaler Ausnutzung der Flächen diese „Zeitfresser“ zumindest reduzieren können. Gegebenfalls können sich Investitionen mittelfristig sehr lohnen.
Laufwege verkürzen. Auch vermeidbare Laufwege sollten verkürzt werden, indem zum Beispiel Arbeitsutensilien nah an den Ort oder zu der Person gebracht werden, wo sie benötigt werden.
Leerlauf in einzelnen Abteilungen vermeiden. Es sollte Leerlauf in den einzelnen Abteilungen, zum Beispiel montags morgens in der Lackiererei und freitags nachmittags in der Karosserie durch korrekte Auftragsplanung und eventuell Gleitzeiten vermieden werden.
Umsetzung entscheidend
Der größte Schritt steht mit der Umsetzung bevor. Das bedeutet, dass man kontinuierlich Ordnung hält. Natürlich können sich solche Prozesse auch weiterentwickeln. Findet sich eine effizientere Lösung, sollte diese auch genutzt werden.
Die grundsätzlichen Punkte wie Ordnung sind aber stets einzufordern, einzuhalten und als Betriebsinhaber vorzuleben. Auch Einmalprämien für Ordnung am Ende des Jahres können die Mitarbeiter motivieren, erfordern aber auch vom Chef, sich mit diesen Themen zu beschäftigen, zu prüfen und zu kontrollieren.
Der Aufwand, der entsteht, ist sicherlich nicht zu unterschätzen. Neben dem rein zeitlichen Aufwand kommt noch die Mühe, das Veränderte beizubehalten hinzu – denn die Optimierung endet nie.