Technik

Werkstatt 4.0

Digitalisierung: Überblick statt Datenflut

Stefan Endres

Laut Angela Merkel sind sie der Rohstoff der Zukunft. Und unbestritten sind sie Basis für Wettbewerbsfähigkeit und der Treibstoff für Wertschöpfung. Es geht um Daten oder besser noch um den Begriff der Digitalisierung. Davon ist natürlich auch die K&L-Branche unmittelbar betroffen und so nimmt es kaum Wunder, dass dieses Thema spätestens seit Herbst vergangenen Jahres in aller Munde ist und in einigen seiner zahlreichen Facetten zuletzt auf der Netzwerkstatt des BVdP exponiert diskutiert wurde. Dass das Thema bereits in der Schadenwelt angekommen ist und dort durchaus ernst genommen wird, zeigt nicht nur das Eurogarant-Projekt REPAIRPEDIA. Auch in den Werkstätten selbst zeichnen sich interessante Entwicklungen ab.
Neben digitaler Schadenkommunikation und -abwicklung sowie den zum Teil in der Branche noch skeptisch beäugten Cloud-Services tritt ein weiterer, immens wichtiger Aspekt der Digitalisierung der Werkstätten immer stärker in den Fokus: Schon heute werden Reparaturbetriebe mit einer wahren Flut an externen wie internen Daten konfrontiert, die dort tagtäglich sinnvoll verarbeitet werden müssen. Eine Vielzahl dieser Daten läuft in der Regel im eingesetzten Kalkulations- und Managementsystem zusammen und könnte nicht nur den Inhabern, sondern auch deren Mitarbeitern in Werkstatt und Kundenservice wichtige Erkenntnisse und Entscheidungsgrundlagen liefern. Doch wo finden sich diese relevanten Daten? Wie lassen sich die wichtigen, gerade benötigten Informationen speziall im hektischen Tagesgeschäft schnell und vor allem verständlich abrufen? Eine passende Antwort auf diese Fragen gibt laut KSR-Geschäftsführer Peter Ringhut eine Neuentwicklung seines Hauses, das KSR-Dashboard. Die Erweiterung zum Managementsystem VCS ist seit Ende 2015 am Markt und soll nach Aussage des Neu-Ulmer Branchen-EDV-Dienstleisters alle Zahlen, Daten und Fakten des Werkstattbetriebs auf völlig neu gestalteten Programmoberflächen so verständlich als möglich, dabei frei konfigurierbar und in Echtzeit aufbereiten und dem Anwender zur Verfügung stellen. Mit Kathrin Böge, Michael Dittmar und Karsten Köck berichteten uns drei Anwender der ersten Stunde über ihre Erfahrungen.
Frau Böge, Herr Dittmar, Herr Köck, Sie haben sich fast unmittelbar nach Marktreife für den Einsatz des KSR-Dashboards entschieden. Was hat Sie dazu bewogen?
M. Dittmar: Ganz einfach, ich habe schon lange auf diese Darstellungs- und Auswertungsmöglichkeiten gewartet. Und ich wurde bereits in der Pilotphase von KSR angesprochen und konnte als Anwender Praxisinput geben. Alleine diese Möglichkeit, eine Software mitzugestalten, auf die ich mich dann im Job verlassen können muss, ist mir sehr wichtig. Das Dashboard ist in meinen Augen die beste und wichtigste Erweiterung von VCS. Einfacher kann man den Überblick im eigenen Betrieb zurzeit nicht haben. Nach wenigen Wochen wusste ich schon gar nicht mehr, wie es ohne Dashboard ging.
C. Köck: Ich muss heute nicht nur im handwerklichen Bereich optimal aufgestellt sein. Wenn ich Erfolg haben will, dann muss ich meine Zahlen kennen und dann muss ich wissen, was gerade in meinem Betrieb los ist, um steuern oder notfalls gegensteuern zu können. Deshalb haben mich die ersten Berichte zur Marktreife des Dashboards im Herbst 2015 neugierig gemacht. Ich bin dann aktiv geworden, habe mir die Software zeigen lassen und war trotz anfänglicher Skepsis, ob sich meine organisatorischen und monetären Abläufe tatsächlich so einfach darstellen lassen, dann schnell davon überzeugt, dass das Dashboard für mich und mein Team einen echten Nutzen bringt.
K. Böge: Als Prokuristin unseres Werkstattbetriebes für Mechanik, Karosserie und Lack wird für mich der Aufwand im organisatorisch-administrativen Bereich immer größer und angesichts der Fülle von Informationen, die tagtäglich auf meine Mitarbeiter und mich einstürmen, bin ich natürlich an intelligenter Software interessiert, die uns dabei unterstützt, immer den Überblick zu behalten. Das Dashboard habe ich im Januar auf einem KSR-Lokaltermin gesehen und war erstaunt, welche verständlichen Übersichten und Auswertungen damit möglich sind. Nach einer vierwöchigen Testphase war klar, dass wir das Software-Werkzeug weiter einsetzen werden.
Ganz konkret, was kann das Dashboard, wo liegt der Nutzen für Sie? Oder haben Sie es jetzt einfach mit noch mehr Daten zu tun?
C. Köck: Meine Mitarbeiter und ich müssen schnell erkennen können, wenn es bei einem Auftrag mal klemmt. Dann kann ich etwas unternehmen und die so genannte Prozessstörung schnell beseitigen. Ein gutes Beispiel ist der Fall, dass ich bereits alle für eine Reparatur benötigten Teile im Haus habe, die Arbeit am Fahrzeug aber noch nicht begonnen wurde. Bis vor Kurzem konnte das einige Zeit unbemerkt bleiben. Manchmal solange bis es Ärger mit dem Kunden gab. Heute erkenne ich so etwas auf dem Dashboard in Echtzeit und kann gleich etwas unternehmen. In unseren Betrieben haben wir an allen relevanten Arbeitsplätzen ein individuell konfiguriertes Dashboard laufen, das genau die dort wichtigen Infos zeigt. Und für mich als Chef sind die monetären Auswertungsmöglichkeiten hochinteressant, ich sehe jetzt ganz genau und aktuell, wie mein Geschäft läuft. Und ich kenne bei Verhandlungen mit gewerblichen Kunden meine Kennzahlen und damit auch meine Spielräume ganz genau.
K. Böge: Zuerst einmal hat uns das Dashboard dabei unterstützt, unsere Kostenvoranschläge grundlegend zu überarbeiten. Wir konnten die Informationen endlich vernünftig und einfach aus dem System ziehen und entscheiden, welche KVs deaktiviert werden können und wichtiger, welche wir nachverfolgen sollten. Das ist aber nur ein Punkt, der sich optimieren lässt. Generell schafft das Dashboard für meine Mitarbeiter und mich nicht zuletzt durch die neuartige visuelle Darstellung endlich einen Überblick in dem Wust von Daten, die täglich auf uns einprasseln. Wir profitieren durch die Verlinkung aller Daten aus unserem Betrieb und deren transparenter Darstellung auf der neuen Oberfläche ganz konkret bei der Werkstattorganisation oder der Kundenakquise, um nur zwei wichtige Bereiche zu nennen. Viele auch administrative Dinge können wieder schneller und einfacher erledigt werden.
M. Dittmar: Die meisten Daten waren ja schon vor dem Dashboard in unserem System, allerdings in unübersichtlichen Listen und oft an Stellen, an die gar nicht so einfach ranzukommen war. Jetzt sehe ich das alles endlich auf einen Blick. Da ist die neue intuitive Benutzeroberfläche einfach Gold wert. Und ich kann die Auswertungen genau an meine Betriebsabläufe anpassen. Die Software richtet sich also nach mir und es ist nicht wie so oft umgekehrt. Unsere erste Nutzenerfahrung war ganz einfach die, dass wir durch das Dashboard einige Aufträge im System gefunden haben, die wir noch nicht verrechnet hatten. Mit dem Ertrag aus diesen Aufträgen hatten wir die Investition in die Software gleich wieder raus- geholt. Für mich steht fest, dass hier echt mal jemand auf die User eingegangen zu sein scheint. Das ist eine ganz neue Qualität in Sachen übersichtlicher Datendarstellung.
Wie blicken Sie in die weitere digitale Zukunft?
K. Böge: Da kommt noch einiges auf uns Werkstattbetriebe zu. Deshalb sollte es die Zielvorstellung von Branchen-Software sein, dass es für mich als Unternehmerin, aber auch für mein Team in Werkstatt und Service einfacher und nicht komplizierter wird. Das erwarte ich von meinen EDV-Partnern und den entsprechenden Werkzeugen. Im ganz konkreten Fall hoffe ich, dass die KSR den mit dem Dashboard beschrittenen Weg konsequent fortsetzt. Gerade die neue grafische Benutzeroberfläche zeigt meines Erachtens, wie Werkstattsoftware zukünftig ausschauen sollte.
C. Köck: Die Entwicklung lässt sich ja nicht aufhalten, deshalb versuche ich, mich so aufzustellen, dass ich die Chancen, die die Digitalisierung bietet, frühzeitig erkenne und nutzbringend im Betrieb anwende. Ich schaue dabei immer kritisch auf den Praxisnutzen und hinterfrage Sinn und Zweck digitaler Angebote vor dem Hintergrund meines Betriebserfolgs. Wenn mich ein Angebot, wie hier das Dashboard, überzeugt hat, dann wird das auch eingesetzt. Wir Werkstattbetriebe müssen uns einfach auf die weitere Digitalisierung einstellen.
M. Dittmar: Wenn mir meine Softwareanbieter weiter solche Lösungen anbieten, dann schaue ich der weiteren Digitalisierung einigermaßen gelassen entgegen. Ohne Dialog mit der Praxis, also mit uns Anwendern wird das aber nicht gehen. Das ist eine Forderung an unsere Dienstleister, aber auch an uns Werkstätten, wir müssen mitgestalten. Die Software muss dann einfach zu unseren Prozessen passen und uns das Leben mit vernünftigen Schnittstellen erleichtern. Bei dem KSR-Dashboard sehe ich da eine sehr gute Tendenz.
Frau Böge, Herr Dittmar, Herr Köck, vielen Dank für das Gespräch.

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