Oberstes Ziel: Prozesse optimieren

Herr Schmitt, Herr Albrecht, wo sehen Sie die hauptsächlichen Herausforderungen an die Werkstätten, und welche Hilfe kann bei der Bewältigung Werkstatt-Software bieten?

Eines der wichtigsten Themen für Audatex und UCS ist die Optimierung der Prozesse im Karosserie- und Lackierbetrieb. Eine Software wie Carisma unterstützt dabei, indem sie über die Kalkulation hinaus die wesentlichen Workflows abbildet und dabei zum Beispiel die Kommunikation erleichtert und beschleunigt. Und eine Plattform wie Audanet optimiert Prozesse, indem beispielsweise Beauftragung und Rechnung elektronisch erfolgen. So wird eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten geschaffen.

Gleicht die elektronische Kommunikation mit Versicherungen nicht häufig einer Einbahnstraße? Versicherungen möchten in der Regel alle Informationen in digitaler Form haben, der Kontakt zu den Werkstätten erfolgt aber oft noch konventionell.

Das ist richtig. Dies ist auch ein Punkt, der von den Werkstätten immer wieder angesprochen wurde. Genau dafür haben wir jetzt ein Modul zur elektronischen Beauftragung entwickelt, das momentan von einem Versicherer bei beinahe 200 Partnerbetrieben benutzt wird. Die Prozessvorteile für die Werkstätten liegen hier auf der Hand. Die gesteuerten Schäden müssen nicht mehr manuell erfasst werden; damit werden zum einen Fehleingaben minimiert und zum anderen ergibt sich eine signifikante Zeitersparnis.

Auf welche Art können sonst noch Prozesse optimiert werden?

Zunächst einmal sollte Branchensoftware dazu beitragen, doppelte Arbeit zu vermeiden. Daten sollten nur einmal erfasst werden, und zwar dort, wo sie anfallen. Dafür kann man sorgen, indem Schnittstellen eingebaut werden – zum Beispiel zu Teilebestell-Plattformen oder zum ASA-Network. Generell gilt: Die Informationen, die zur Beurteilung des Schadens oder zur Festlegung des Reparaturwegs nötig sind, müssen unkompliziert verfügbar gemacht werden. Ein Beispiel dafür ist die baldige Integration des VALUEpilot von AUTOonline in Carisma. Betriebe, die diese Information brauchen, können so den Wiederbeschaffungswert-Korridor auf Knopfdruck ermitteln. Aber Prozessoptimierung geht noch weiter. Künftig werden Workflow- und Rollenkonzepte eine viel größere Bedeutung haben.

Was hat man darunter zu verstehen?

In jedem Betrieb hat sich ein Workflow etabliert, der den personellen und organisatorischen Möglichkeiten entspricht. Nehmen wir das Beispiel Schadenannahme: Im einen Betrieb geht der dort tätige Mitarbeiter mit dem Kunden ans Fahrzeug, erstellt die Kalkulation und so weiter, im anderen Betrieb werden in der Annahme quasi nur die Fahrzeugdaten aufgenommen und Termine koordiniert. Eine moderne Software sollte dem Mitarbeiter genau die Schritte ermöglichen und erleichtern, die er zur Erledigung dieser spezifischen Arbeit braucht. Sie sollte den individuellen Workflow in den Karosserie- und Lackierbetrieben abbilden. In der neuen Version von Carisma, an der wir jetzt schon arbeiten, wird dies ein zentrales Prinzip sein.

Zum Workflow in immer mehr Karosserie- und Lackierbetrieben gehört heute Mechanik. Wie ist die Carisma-Software darauf eingerichtet?

Wir haben für diese Betriebe CarismaREPAIR entwickelt. Für Mechanik sind spezielle Daten gefragt. Gemeinsam mit einem Partner haben wir eine Schnittstelle entwickelt, die sehr schnell und einfach die Übernahme von Teilen, Arbeitswerten und Preisen in die Kalkulation ermöglicht. So können aus dem System heraus verschiedene Teile-Lieferanten direkt kontaktiert werden.

Im immer härteren Wettbewerb werden transparente betriebswirtschaftliche Kennzahlen immer wichtiger. Welche neuen Entwicklungen gibt es auf diesem Gebiet?

Kennzahlen schnell und transparent zu erhalten, ist in der Tat sehr wichtig. Das Spektrum an Aufträgen ist in vielen Betrieben sehr breit und reicht von Privatkunden über Flotten bis hin zu Versicherungen mit oder ohne Schadensteuerung. Überall gelten unterschiedliche Konditionen, sodass Kennzahlen zum Beispiel Aufschluss darüber geben können, wo wirklich Geld verdient wird. Kennzahlen müssen aber auch intelligent verknüpft sein; so haben wir zum Beispiel die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen aus dem aktiven Management-System (AMS) mit den Betriebsdaten aus der BDE zusammengeführt, um auf diesem Wege noch schneller zu aussagekräftigen Zahlen zu kommen.

Kennzahlen zu haben ist eine Sache, mit ihnen zu arbeiten eine andere. Wie kommt es, dass speziell im Fall der betriebswirtschaftlichen Auswertungen viele Anwender die Möglichkeiten des Programms gar nicht nutzen?

Wie stark die Zahlen genutzt werden, hängt davon ab, wie schnell und einfach man zu den Zahlen kommt und wie gut sie aufbereitet werden. Wir sind gerade dabei, für das nächsten Carisma-Release diese Auswertungen grafisch sehr aussagekräftig aufzubereiten. So können komplexe Informationen übersichtlich und verständlich auf Knopfdruck abgerufen und bei Bedarf vertieft betrachtet werden.

Das Thema Kennzahlen wird im Übrigen auch für den Bereich Energiemanagement immer interessanter werden.

Energiemanagement, was verbirgt sich in diesem Fall dahinter?

Das Thema Energiekosten gewinnt immer stärker an Bedeutung. Es ist natürlich möglich, mittels der EDV Energiekosten zu analysieren und gegebenenfalls zu steuern. Wir haben uns des Themas angenommen und prüfen derzeit in enger Diskussion mit unserem Produktausschuss, wie sinnvoll es ist, Schnittstellen zu den verschiedenen Energieträgern in der Werkstatt zu schaffen, um tatsächliche Verbrauchswerte zu ermitteln und dann als kalkulatorische Größe verwerten zu können.

Welche Verbraucher werden dabei berücksichtigt?

Im ersten Schritt die Lackierkabine als größter Verbraucher, weitere werden folgen.

Kommen wir zum Thema Marketing: Welche Möglichkeiten bietet Carisma in der Ansprache der Kunden, und welche Optimierungen sind geplant?

Das Stichwort hier lautet CRM, Customer Relationship Management. Aus den einzelnen Elementen, die Carisma dazu bietet, haben wir einen ganzheitlichen Ansatz entwickelt. Die bestehenden Carisma-Funktionen werden gebündelt und konsequent auf den Kunden ausgerichtet, sodass wir ein echtes CRM-Modul bieten können. Dies lässt sich noch erweitern, zum Beispiel durch automatische Anrufer-Erkennung oder Reparatur-Statusabfrage durch Kunden.

Spielen in diesem Zusammenhang auch soziale Netzwerke eine Rolle? Oder die immer stärker nachgefragten Bewertungsportale?

Bewertungsportale oder die Kommunikation mit Kunden via Facebook sind eine zweischneidige Sache. Schön ist es, wenn man gut bewertet wird, aber wie geht man professionell mit schlechten Bewertungen um? Die Kompetenz in diesen Medien ist noch zu ungleich verteilt, um à la Ebay so etwas wie eine automatisierte Bewertungsmöglichkeit des Dienstleisters einzubauen. So ein Modul kann eine Option für die Zukunft sein. Voraussetzung dafür ist aber ein ausgeprägtes kundenspezifisches Marketing.

A propos Zukunft: Sie haben einige Carisma-Bestandteile angesprochen, an denen derzeit gearbeitet wird. Werden diese ins bestehende System eingepflegt, oder steht eine komplett neue Version an?

Carisma ist ein Programm, das die aktuellen Bedürfnisse der Karosserie- und Lackierbetriebe immer noch erfüllt. Trotzdem ist bei uns der Startschuss für eine neue Managementlösung bereits gefallen. Das hat zum einen technische Gründe; die aktuelle Version ist seit rund zwölf Jahren auf dem Markt. Mittlerweile sind neue, effizientere Techniken verfügbar, die bei der neuen Lösung zum Tragen kommen. Das spielt sich aber unterhalb der für den Benutzer sichtbaren Oberfläche ab. Für die Anwender noch wichtiger sind die Punkte, die wir eingangs unter dem Stichwort Prozessoptimierung genannt haben. Die neue Managementlösung wird ganz exakt auf den jeweiligen Arbeitsplatz zugeschnittene Möglichkeiten bieten. Nicht zuletzt auch preislich werden individuelle Lösungen angestrebt. So werden weitere so genannte „Pay as you use“-Module entwickelt; Programmteile, die nur derjenige zahlt, der sie wirklich benutzt.

Welche Rolle spielt der Produktausschuss bei der Entwicklung der neuen Software?

Eine ganz entscheidende. So ein Produkt entsteht ja nicht am grünen Tisch, sondern in enger Zusammenarbeit mit den Vertretern der Karosserie- und Lackierbetriebe. Nicht nur die im UCS-Produktausschuss ständig vertretenen Betriebsinhaber, sondern auch zahlreiche andere Kunden haben ihr Praxiswissen bereits eingebracht und gezeigt, wo sie noch Optimierungsmöglichkeiten sehen.

Wann wird die neue Management- lösung von UCS verfügbar sein?

Das hängt vom Umfang des Systems ab. Mit der Basisversion rechnen wir in ca. zwei Jahren, bis alle Module verfügbar sind, dürften sicher noch einmal zwei Jahre vergehen.

Vielen Dank für das Gespräch. MR