Besser und schneller kommunizieren

„Zeit ist Geld“ – bei der Abwicklung von Unfallschäden bewahrheitet sich dies ganz besonders. Je länger ein Fahrzeug in der Werkstatt steht, desto höher steigen die Reparaturnebenkosten. Auch die Werkstatt ist an schnellen Prozessen interessiert; an schneller Freigabe, schneller Reparaturkostenübernahme und nicht zuletzt an einer schnellen Überweisung der Reparatursumme. Eine zügige Abwicklung des Schadens setzt vor allem reibungslose Kommunikation zwischen allen Beteiligten voraus. Doch daran hat es in der Vergangenheit oft gehapert. Unterschiedliche Standards und das Fehlen gemeinsamer Schnittstellen führten dazu, dass Informationen nicht auf schnellstmöglichem Weg verschickt, mühselig umgewandelt oder doppelt erfasst werden mussten.

Für das Langenfelder Unternehmen ControlExpert war dies der Anlass, den C € €PostMaster zu entwickeln. Der Postmaster ist eine Anwendung, die alle für die Weiterbearbeitung eines Schadens notwendigen Informationen bündelt und fähig ist, sie schnell und zuverlässig zu versenden. Für die Anwender in Reparaturwerkstätten ändert sich dadurch zunächst nichts. Kalkulationen und Kostenvoranschläge können wie gewohnt mit der Audatex-, DAT- oder Eurotax-Schwacke-Software erstellt werden. Die Kalkulationen sowie Reparaturrechnungen aus den gängigen Werkstattsystemen von Herstellen wie zum Beispiel UCS, WERBAS oder KSR können über die Druckfunktion des PostMaster automatisch formatiert und versendet werden.

Der Versand der Vorgänge findet in der Regel jeweils anhand von lediglich vier Angaben statt: Empfänger, Vorgangsart, Dokumentenart, Kennzeichen des Versicherungsnehmers bzw. Unfallverursachers oder alternativ Versicherungsscheinnummer. Den Empfänger gibt man durch die jeweilige Versicherung oder den Verband an. Die Anzeige des jeweiligen Kfz-Kennzeichens dient der Schadenfallzuordnung und -wiedererkennung. Die Auswahl von Vorgangsart und Dokumentenart machen die Identifizierung eindeutig. Durch die integrierte Option „Dokumente anhängen“ können dem jeweiligen Vorgang Bilder und zusätzliche Dokumente hinzugefügt werden.

Sobald der „Senden“-Button betätigt wird, zieht der PostMaster die für die Schadenabwicklung notwendigen Daten aus den Dokumenten, sodass sie exakt im benötigten Format auf den Bildschirmen der Sachbearbeiter in den Versicherungen erscheinen. Vor allem diesen war eine Standardisierung der Unfallschaden-Kommunikation so wichtig, dass ControlExpert bei der Einführung des PostMasters zu einem ungewöhnlichen Geschäftsmodell greifen konnte. Bezahlt wird der PostMaster von den Versicherungen, die unter allen Beteiligten das größte Interesse an standardisierten und „veredelten“, sprich sofort weiterverarbeitbaren Daten haben. Die Installation und Benutzung der benötigten Software bei den Werkstätten sowie die elektronische Kommunikation sind völlig kostenfrei. Über die bisherige Verbreitung des PostMaster im Schadenmarkt und mögliche Weiterentwicklungen sprachen wir mit Jörg Breuer, Vertriebsleiter und Prokurist der ControlExpert GmbH.

Herr Breuer, seit wann ist das PostMaster-System verfügbar?

Nach einer Entwicklungs- und Evaluierungsphase von ca. zwei Jahren haben wir im Sommer 2010 die ersten Produktivfälle mit diversen Pilotbetrieben und Versicherungsgesellschaften abgewickelt. Insbesondere durch eine enge Abstimmung und Kooperation mit der Eurogarant AutoService AG haben wir unser Kommunikationstool C € PostMaster zur Serienreife gebracht. Seit Dezember 2010 sind wir mit einer Vielzahl der Eurogarant-Werkstätten live in Produktion. Dies beinhaltet nicht bloß den reinen Versand von Kostenvoranschlägen und Rechnungen an die Eurogarant AutoService AG, sondern darüber hinaus eine komplette Workflowsteuerung inkusive des Reparaturfreigabeprozesses. An dieser Stelle möchten wir uns nochmals sehr herzlich beim gesamten Eurogarant-Team um Thorsten Fiedler und Peter Börner für die Unterstützung bedanken.

Wie viele Versicherungen arbeiten mittlerweile mit dem PostMaster?

Aktuell steuern wir aktiv über 70 Versicherungsgesellschaften mit Schadenvorgängen über unseren C € PostMaster an. Dadurch wird eine unkomplizierte und schnelle Schadenabwicklung gewährleistet. Ziel der PostMaster-Kommunikation ist dabei nicht eine bloße Weiterleitung von Kostenvoranschlägen, Rechnungen und sonstigen Schadendokumenten, sondern eine automatische Konvertierung der Dokumenteninhalte in strukturierte Datensätze. Dies ermöglicht dem Empfänger eine unkomplizierte Bearbeitung und somit eine deutlich schnellere Regulierung zum Vorteil der Werkstatt. Wir schaffen somit für beide Parteien eine klassische Win-Win-Situation. Hervorheben möchte ich zudem, dass neben Versicherungsgesellschaften bereits heute schon zahlreiche Leasinggesellschaften und Flottenbetreiber zum Empfängerkreis gehören. Neben der Schadenabwicklung haben wir also ganz eindeutig auch den Bereich „Maintenance“ im Fokus. Auch im Wartungs- und Inspektionsbereich macht die PostMaster-Kommunikation unserer Auffassung nach Sinn, da automatisierte Reparaturfreigabeprozesse sinnvoll in den Gesamtablauf integriert werden können.

Wie hoch ist die Anzahl der Nutzer in den Werkstätten?

Aktuell wird der C € PostMaster aktiv von ca. 1.500 Werkstätten genutzt – und wöchentlich kommen neue Partner hinzu. Die einfache Bedienung, der kostenfreie Versand und die große Anzahl der Empfänger sind sicherlich schlagende Argumente für weitere Werkstattnutzer. Zudem haben wir auch hier schon sehr früh auf Kooperationen Wert gelegt. Der C € PostMaster ist bereits über eine direkte Schnittstelle in die Dealer Management Systeme der Partner CENTROdigital, KSR und WERBAS integriert. Diesen Weg der Systemintegration werden wir konsequent weiter forcieren.

Gibt es Gruppen von Anwendern, die besonders intensiv mit dem PostMaster arbeiten?

Die Eurogarant Auto Service AG mit ihren Eurogarant-Fachbetrieben ist hier sicherlich herauszustellen. In den vergangenen Monaten konnte auch eine Pilotphase mit der Innovation Group AG erfolgreich absolviert werden, so dass wir auch mit unserem Partner Innovation Group in den flächendeckenden Roll-Out des C € PostMasters gehen werden. Damit setzen in Kürze bereits zwei bedeutende Player am Markt auf eine Kommunikation mit dem PostMaster, was uns natürlich sehr freut. Bei der Verbreitung des PostMaster werden wir zudem stark durch den VMF (Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften) unterstützt. Darüber hinaus stehen wir auch mit namhaften Automobilherstellern im engen Kontakt und hoffen auch hier sehr bald Positives berichten zu können.

Wenn Sie auf Vorbehalte stoßen, welche sind das?

Echte Vorbehalte gegen den PostMaster gibt es eigentlich nicht. Eine schnelle und einfache Kommunikation steht auch bei unseren Partnern und Nutzern eindeutig im Vordergrund. Es wird uns jedoch regelmäßig die Frage gestellt, was wir mit den Daten aus den Transaktionen machen. Ich möchte betonen, dass wir grundsätzlich keine Daten auslesen und in irgendeiner Form verwerten. Dies wird auch durch unsere AGBs entsprechend dokumentiert. Eine Datenkonvertierung erfolgt nur dann, wenn uns dazu ein entsprechender Auftrag vorliegt und dies auch durch entsprechende Vereinbarungen abgedeckt ist. Transparenz ist uns an dieser Stelle enorm wichtig. Die PostMaster-Kommunikation erfolgt immer mit einer ssl-Verschlüsselung, wie sie auch von Banken im Zahlungsverkehr verwendet wird. Zudem ist der PostMaster seit Anfang 2011 durch den TÜV Süd zertifiziert.

Ist der PostMaster eine „Einbahn- straße“ Werkstatt-Versicherung, oder erfolgt die Kommunikation auch auf umgekehrtem Weg?

Wir haben uns im ersten Schritt darauf konzentriert, die Kommunikation zu einer möglichst großen Gruppe von Empfängern zu organisieren. Ich möchte nochmals herausstellen, dass es sich hier nicht nur um Versicherungsgesellschaften handelt, sondern heute auch bereits Flottenbetreiber, Leasinggesellschaften und weitere Netzwerkpartner einfach und ohne Medienbruch adressiert werden können. Um eine lückenlose und nachvollziehbare Übersicht für die PostMaster-Nutzer zu gewährleisten, werden alle versendeten Vorgänge zudem chronologisch in einem Untermenü des PostMaster, dem so genannten Postbuch, abgelegt. Der Nutzer kann somit immer nachvollziehen, wann welcher Vorgang an welchen Adressaten versendet wurde. Wenn wir mit dem Nutzer und dem Empfänger gemeinsame Workflows und Folgeprozesse definiert haben, handelt es sich beim PostMaster auch keineswegs um eine „Einbahnstraße“ – technische Reparaturfreigaben können z.B. direkt im Postbuch angezeigt werden. Wir bieten somit den Nutzern neben dem einfachen Versand weitreichende Vorteile. Wir sind hier aber noch längst nicht am Ende und haben in diesem Punkt sicher noch gute und innovative Ideen.

Gibt es mögliche Erweiterungen oder Weiterentwicklungen?

Der C € PostMaster ist noch ein sehr junges Produkt. Stillstand ist Rückschritt – somit gibt es im Bereich der Kommunikationsabwicklung mit dem PostMaster permanent Weiterentwicklungen und Verbesserungen. Im Vordergrund stehen Bedienbarkeit und Systemkompatibilität, an diesen Punkten arbeiten wir sehr intensiv. Dabei sind wir natürlich auf Rückmeldungen, Verbesserungsvorschläge und Anregungen unser Nutzer und Partner angewiesen. Ich möchte mich an dieser Stelle ausdrücklich für die vielen Anregungen und die immer konstruktive Kritik der PostMaster-Nutzer und Werkstätten bedanken.

Herr Breuer, vielen Dank für das Gespräch. MR