Schnell, einfach und in jeder Situation den Überblick über Prozesse, Abläufe und Kosten zu behalten – das gehört zu den Anforderungen, die in Lackier- und Karosseriebetrieben an eine Branchensoftware gestellt werden. Je größer der Betrieb, desto wichtiger wird dabei die Unterstützung durch das System. Das BOYA Auto-Zentrum hat sich mit zwei Standorten in Hannover und Hildesheim, circa 100 Beschäftigten, einem Volumen von 7000 Schadensfällen im Jahr und einer Flotte von 100 Leihwagen in der Karosserie- und Lackbranche profiliert. Seit über einem Jahr setzt BOYA auf das gleichnamige Betriebssystem der PlanSo GmbH. „Das ausschlaggebende Kriterium für den Einsatz von PlanSo in unserem Unternehmen waren und sind die webbasierenden Vorteile, die das Betriebssystem für unsere Mitarbeiter und unsere Führungsebene mit sich bringt“, erklärt Murat Cokalp, der in der BOYA-Geschäftsführung den Einsatz von Software verantwortet. „Engpässe bei Servern und BDE-Hardware wurden ersetzt durch Tablets für alle Produktivkräfte. Alle Informationen aus unseren Werkstätten werden in einem System gebündelt und sind selbst aus dem Strandurlaub in Echtzeit verfügbar. Für uns war es auch besonders wichtig, alles aus einer Hand zu bekommen. PlanSo verstehen wir als ein System, dass uns entlang unserer gesamten Wertschöpfungskette weiterbringt.“
Die Integration der Software in den Geschäftsablauf verlief, so Murat Cokalp weiter, zügig und nahtlos. Die Geschäftsleitung von BOYA hatte sich dazu entschieden, den vorherigen Anbieter für Auftrags- und Zeiterfassung, Planung, Warenwirtschaft und Faktura auf einmal durch PlanSo abzulösen. „Das war Neuland für unsere Mannschaft“, erinnert sich Murat Cokalp, „aber das PlanSo-Team hat unsere Belegschaft vor Ort umfassend und gezielt geschult. Die Arbeitsumstellungen wurden von unseren Mitarbeitern gut aufgenommen und ihre Produktivität erhöhte sich merklich.“ Im Interview zog Murat Cokalp ein Fazit des ersten Jahrs mit der neuen Software.
Im Interview
Herr Cokalp, wo sehen Sie die Vorteile der PlanSo-Software?
Murat Cokalp: Uns hat der ganzheitliche Ansatz überzeugt. Die vielen durchdachten Verknüpfungen und Funktionen, die dem Betriebssystem innewohnen, erleichtern den alltäglichen Arbeitsablauf enorm. Das Bearbeiten eines Auftrags an zwei verschiedenen Monitoren gleichzeitig, das Versenden von E-Mails, PDFs und die Kalkulation haben die Arbeiten im Büro einfacher gestaltet. Durch PlanSos ganzheitliche Abdeckung aller im Betrieb anfallenden Prozesse können wir Doppeleingaben in unser System vermeiden und pflegen alles in eine Datenbank ein. Das reduziert auch menschliche Fehler. Außerdem können Mitarbeiterzeiten, Daten und Statistiken durch neu eingebundene Features innerhalb unserer beiden Betriebe ausgetauscht und verschoben werden, um die Planung zu erleichtern.
Gilt diese Vereinfachung auch für das praktische Arbeiten in der Werkstatt?
Murat Cokalp: Auf jeden Fall. Hier zeigen wir auf großen Bildschirmen die digitale Tafel von PlanSo und unsere Prozesse laufen seitdem flüssiger ab. Die Auslastung ist konstant und die Produktivität transparent und dadurch weiter optimierbar. Jeder Mitarbeiter hat definierte Zugriffsrechte, kann seine Komm- und Gehzeiten auf einem Tablet stempeln, Urlaubsanträge einreichen und Aufträge einsehen. Das erspart viel Lauferei.
Inwieweit betrifft PlanSo die Kommunikation mit externen Kunden und Geschäftspartnern?
Murat Cokalp: Das Betriebssystem ermöglicht uns einen nachhaltigeren Austausch mit unseren Kunden, Partnern und Lieferanten. Kontaktaufnahme und Abwicklung werden durch die wachsenden Schnittstellen vereinfacht.
Gibt es auch Punkte, die aus Ihrer Sicht verbesserungswürdig sind?
Murat Cokalp: In der Faktura hatte das System unseren Erwartungen noch nicht entsprochen. Wir haben allerdings das Angebot genutzt, die Lösung mitzugestalten und in intensiver Zusammenarbeit wertvolle Funktionen ergänzt. Heute verschicke ich über PlanSo 600 bis 700 Rechnungen pro Monat in beiden Betrieben zusammen.
Sie haben sozusagen mit entwickelt …
… und dabei gelernt, dass Software nie fertiggestellt sein kann. Wir freuen uns, wenn aus unseren neuen Ideen und unserem Feedback an PlanSo Innovationen für unsere Betriebe und unsere Branche programmiert werden.
Wie sieht Ihr Fazit aus?
Wir können eine Partnerschaft mit der PlanSo GmbH nur empfehlen. Das System ist in einer eigenen Klasse, was die Funktionalität und Vernetzung von Funktionen angeht. Das PlanSo-Team ist hilfsbereit und verfolgt die richtigen Prioritäten, um den Mitbewerbern auch in der Faktura den Rang abzulaufen. Wir fühlen uns sehr gut für die voranschreitende Digitalisierung in unserer Branche gewappnet. mr■
Wie funktioniert eine individuelle Betriebsoptimierung durch PlanSo? Unter diesem QR-Code bietet das Unternehmen die Möglichkeit, ein Beratungsgespräch zu vereinbaren. (Foto: PlanSo)
Wie funktioniert eine individuelle Betriebsoptimietung durch PanSo? Unter diesem QR-Code bietet das Unternehmen die Möglichkeit, ein Beratungsgepräch zu vereinbaren. (Foto: PlanSo)Unterstützen und automatisieren
PlanSo ist ein Betriebssystem des gleichnamigen Unternehmens aus Düsseldorf. 2010 wurde die Software konzipiert und erstmalig erfolgreich in den Werkstätten von Mitgründern eingesetzt. Seit 2016 ist PlanSo eine GmbH. Das Betriebssystem PlanSo automatisiert oder unterstützt alle administrativen Abläufe einer Werkstatt. Die Besonderheit der Lösung liegt in der selbstlernenden Planung zum optimierten Ressourceneinsatz. Mittlerweile gibt es mehr als 100 Betriebe in Deutschland und Europa, in denen die Software von PlanSo zum Einsatz kommt.
