Entscheidende Daten in Echtzeit

Stefan Endres

Prozessoptimierung heißt das vielzitierte Zauberwort, wenn es darum geht, trotz eines immer enger werdenden Marktes weiterhin Rendite zu erwirtschaften und die eigene Wettbewerbsfähigkeit perspektivisch abzusichern. Doch wie schafft es ein Instandsetzungsbetrieb, die eigene Produktivität noch weiter voranzubringen und damit den Gewinn spürbar zu steigern?

Wer seine Betriebsabläufe effizienter gestalten will, der muss erst einmal erkennen können, wo die Potenziale zur Prozessoptimierung überhaupt auszumachen sind. Den umfassenden Blick auf Zahlen, Daten und Fakten aus dem eigenen Hause kann letztendlich nur ein EDV-System bieten, das über die zur Analyse geeigneten Funktionen verfügt, das auf die spezifischen Anforderungen des Werkstattbetriebes zugeschnitten ist und das im Fachbetrieb aktiv eingesetzt und gelebt wird.

Einer der marktführenden Anbieter von Managementsystemen ist die KSR EDV-Ingenieurbüro GmbH. Das Unternehmen deckt mit seinen Branchensoftware-Lösungen explizit den Bereich der Prozessoptimierung ab. Im folgenden Interview beziehen Peter Ringhut, geschäftsführender Gesellschafter der KSR, und Mathias Schuckert, Vertriebsleiter des Neu-Ulmer EDV-Spezialisten, Stellung zum vielschichtigen Zusammenspiel von EDV und Prozessoptimierung.

Herr Ringhut, Herr Schuckert, was kann die EDV dazu beitragen, mehr Produktivität im Instandsetzungsbetrieb zu erreichen?

Hier gilt es zwischen externen Prozessen, also Anforderungen, die im Rahmen des Schadenmanagements an Reparaturbetriebe gestellt werden, und den tatsächlich innerbetrieblichen Prozessen zu unterscheiden. Was das Schadenmanagement angeht, versuchen wir unseren Anwendern schnelle und effiziente Software-Tools an die Hand zu geben, die dennoch den oft sehr unterschiedlichen technischen und organisatorischen Anforderungen aller an der Schadensteuerung Beteiligten Rechnung tragen. Hier haben wir in den letzten Jahren viel erreichen können, letztes Beispiel ist die einmalig schnelle Übernahme des Eurogarant-Auftrages in unser Management-System VCS per Drag and Drop.

Wo sehen Sie das größte Potenzial?

Immer interessanter werden die Gestaltungsmöglichkeiten für innerbetriebliche Abläufe, die sich mit Unterstützung innovativer EDV darstellen, analysieren und gestalten lassen. Hier konnten wir in den vergangenen Jahren im intensiven Dialog mit unseren Anwendern zahlreiche praxistaugliche Lösungen entwickeln, die jeden Betriebsinhaber dabei unterstützen können, in der Konsequenz mehr Produktivität und Rendite zu generieren. Wir visualisieren den Prozess und zeigen den „Erfolg“ an. Diese Erkenntnis ist dann die Basis für Optimierungen. Alleine der Kauf eines Tools wie des KSR-Reparaturfortschrittes aber bringt nicht den gewünschten Erfolg. Vielmehr ist der Unternehmer gefordert, diese Werkzeuge planvoll in seine Betriebsrealität zu integrieren, diese zusammen mit seinem Team aktiv zu leben und die entsprechenden unternehmerischen Handlungen abzuleiten – natürlich mit bestmöglicher Beratung durch uns.

Um Prozesse bei Kunden zu optimierenb, muss man die Ausgangssituation genau kennen. Wie stellt sich das in der Praxis dar?

Das Thema Prozessoptimierung durch EDV beginnt bei uns schon in einer sehr frühen Phase im Gespräch mit Interessenten oder Kunden. Dazu haben wir intern in Know-how und Personal investiert und eine eigene Abteilung Projektmanagement geschaffen. Der Betrieb des Kunden wird vor Ort analysiert, die Prozesse werden aktiv im normalen Tagesablauf betrachtet und erst dann erfolgt unsere maßgeschneiderte Empfehlung für die notwendige EDV-Ausstattung und den individuellen Schulungsbedarf. Dabei setzen wir uns mit den Entscheidungsträgern zusammen und sprechen intensiv darüber, wohin sich der jeweilige Betrieb entwickeln soll und welche Unterstützung dabei durch unsere Produkte und Services möglich ist. Wenn wir hier einen guten Job machen, dann wird der Betriebsinhaber seine Prozesse tatsächlich mit unseren Lösungen wirkungsvoll optimieren können und wir haben einen zufriedenen Kunden mehr. Wir setzen ganz klar auf nachhaltige Beratung und nicht auf kurzfristigen Verkaufserfolg.

Was bedeutet das für die Reparaturbetriebe?

Mit unserer Software wird die tatsächliche Betriebsrealität sichtbar, die leider ab und an noch von einer „Wunschvorstellung“ verdeckt wird. Der Betriebsinhaber gewinnt an Entscheidungsgewalt zurück, da er selbst erkennt, was zu tun ist, ohne dass ihm Dritte sagen, was er tun soll. Denn er kann nun die Abläufe im Betrieb darstellen, betrachten und analysieren, um dann aus den gewonnen Erkenntnissen seine unternehmerischen Konsequenzen zu ziehen, die in viele Richtungen zielen können. Unsere Lösungen liefern damit in Echtzeit die wichtigsten Informationen zu Auslastung, zu erzieltem Stundensatz, zu Produktivität etc. Die entsprechende Handlung zur Optimierung muss der Betrieb aber selbst durchführen. Nach Änderungen wie z. B. dem Einsatz neuer Werkzeuge zeigen unsere Systeme jedoch umgehend den Erfolg oder Misserfolg der Aktion an.

Was raten Sie Ihren Kunden auf dem Weg zu mehr Produktivität durch EDV?

Enorm wichtig – gerade beim Einsatz von Tools wie Zeiterfassung oder Reparaturfortschritt – ist es dabei, das komplette Team mit ins Boot zu nehmen. Hier gilt es, falsche Ängste auszuräumen und durch die Teilhabe aller am Auftrags-Bearbeitungsprozess mehr Akzeptanz und Identifikation mit Betriebsabläufen und -zielen zu schaffen. Alleine das konstruktive Feedback der Mitarbeiter bei Optimierung von Prozessen kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Ein zweiter, wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Evaluation, also die regelmäßige Bewertung, ob der vom Betrieb eingeschlagene Weg auch tatsächlich zum gewünschten Ziel führt. Die grundlegenden Zahlen, Daten und Fakten für diese Erfolgskontrolle kann nur die EDV liefern. Außerdem, wenn Sie heute als Betriebsinhaber in Verhandlungen mit Schadensteuerern, Flotten oder Versicherungen eintreten, dann müssen Sie einfach die realen betriebswirtschaftlichen Kennziffern Ihres Betriebs sehr genau kennen, um die Konditionen in Ihrem Sinne gestalten zu können.

Wie drückt sich dieser Ansatz in Produkten aus? Was kann die Branche noch 2015 von der KSR erwarten?

Bereits recht erfolgreich sind wir mit unserem Programm-Feature „Reparaturfortschritt“, mit dem sich die Werkstattorganisation enorm verbessern lässt. Die Echtzeit-Darstellung des Auftragsfortschritts in Chefbüro und Werkstatt ermöglicht zeitnahe Reaktionen auf einen vom Plan abweichenden Auftragsverlauf, extern ist ein Mehrwert für den Kunden realisierbar, der z. B. schnell darüber informiert werden kann, wenn sein Fahrzeug früher repariert ist. Über moderne Cloud-Technologie wird es sogar möglich, den Kunden mittels einer Service-Card online auf dem Laufenden zu halten.

Zudem werden wir 2015 mit weiteren Innovationen auf den Markt kommen. Da ist zum Beispiel unser Unternehmens-Dashboard, das dem Betriebsinhaber alle wesentlichen organisatorischen, ökonomischen und weiteren betriebsrelevanten Kenndaten auf einen Blick zur Verfügung stellt. Damit reagieren wir auf die Forderungen des Marktes, komplexe Zusammenhänge im hektischen Tagesgeschäft verständlich und kompakt als Entscheidungsgrundlage darzustellen.

Mit dem KSR-Eingabeassistenten schaffen wir bereits bei Auftragserfassung und -dokumentation ein Plus an Prozessoptimierung. Denn mit dem konfigurierbaren Assistenzpaket kann jeder Betrieb seine spezifischen Eingabeprozesse exakt in der Software abbilden. Der Anwender erhält damit im Tagesgeschäft eine geführte Eingabe, die genau die Anforderungen des Falles abdeckt, den er gerade abarbeitet. Damit gehören aufwendige, fehlerhafte oder überflüssige Eingaben der Vergangenheit an. Prinzipiell setzen wir überall dort, wo Prozesse tatsächlich optimiert werden können, auf innovative, aussagekräftige Benutzeroberflächen, auf Cloud-Technologie sowie auf sinnvolle APPs, die sich nahtlos in die EDV-Welt unserer Anwender einfügen. Auf unserem YouTube-Kanal „KSR-TV“ präsentieren wir übrigens heute schon solche Lösungen recht anschaulich.

Klingt so, als ob der digitale Wandel noch einmal beschleunigt wird …

Das ist richtig, und wir sehen darin einen positiven Nebeneffekt. Gerade weil wir in unserer Software Anwendernutzen mit innovativer Technologie vereinen, machen wir unsere Branche auch für die Generationen wieder interessanter, die mit Smartphone und Internet-Flat aufgewachsen sind.

Herr Ringhut, Herr Schuckert, vielen Dank für das Gespräch